Lễ Tân – Hành Chính
Lễ Tân Kim Hành Chính
MÔ TẢ CÔNG VIỆC
Lễ tân:
– Đón tiếp với thái độ niềm nở khi khách đến Văn phòng Công ty chu đáo và lịch sự, tiếp nhận các yêu cầu của khách để thông báo với Ban Giám Đốc hoặc các Phòng liên quan bố trí tiếp xúc, làm việc.
– Nhận các cuộc điện thoại gọi đến tổng đài và xử lý thông tin ban đầu hoặc chuyển cuộc gọi cho người liên quan, đảm bảo tất cảc các cuộc điện thoại gọi đến tổng đài đều được tiếp nhận và xử lý theo đúng quy định của Công ty.
– Thực hiện việc đặt vé máy bay, khách sạn… cho Ban Giám Đốc và cán bộ nhân viên trong Công ty đi công tác khi được yêu cầu.
Văn thư lưu trữ:
– Quản lý và lưu trữ các loại hồ sơ, giấy tờ liên quan đến Công ty
– Cấp phát giấy tờ quyết định, công văn đi/đến cho các bộ phận liên quan. Lập sổ theo dõi và quản lý, có ký nhận của người nhận
– Lập file excel theo dõi, quản lý các giấy tờ pháp lý của Công ty, cấp phát giấy tờ công chứng khi có yêu cầu
– Lập và quản lý sổ theo dõi giấy tờ đóng dấu không lưu bản cứng
– Soạn thảo các công văn, văn bản hành chính khi có yêu cầu/công việc phát sinh
Sử dụng & quản lý dấu:
– Thực hiện đóng dấu theo đúng ủy quyền và các quy định của Công ty.
– Quản lý, bảo mật con dấu.
– Cập nhật các thông tin đóng dấu công văn, hợp đồng, ủy quyền… lên DMS, excel
– Lưu hồ sơ bản gốc các giấy tờ pháp lý, công văn, Hợp đồng đã đóng dấu
Sử dụng & quản lý dấu:
– Thực hiện đóng dấu theo đúng ủy quyền và các quy định của Công ty.
– Quản lý, bảo mật con dấu.
– Cập nhật các thông tin đóng dấu công văn, hợp đồng, ủy quyền… lên DMS, excel
– Lưu hồ sơ bản gốc các giấy tờ pháp lý, công văn, Hợp đồng đã đóng dấu
YÊU CẦU VỀ NĂNG LỰC
Trình độ học vấn:
– Ưu tiên Tốt nghiệp Đại học/ Cao đẳng
– Vi tính văn phòng thành tạo và tiếng Anh giao tiếp
Kỹ năng cần thiết:
– Kỹ năng phân tích, tổng hợp thông tin và làm báo cáo.
– Kỹ năng thuyết trình và nói trước đám đông.
– Sử dụng thành thạo các phần mềm: Words, Excel, Power Point…
– Kỹ năng làm việc nhóm, giao tiếp tốt
– Kỹ năng quản lý công việc và thời gian tốt
– Kỹ năng lắng nghe và xử lý vấn đề
