Trợ Lý Khối Quản Lý Dự Án

I. Mục đích công việc
Luôn hoàn thành công việc, báo cáo chính xác, kịp thời, chấp hành chỉ đạo cấp trên, tuân thủ nội quy, quy chế, quy định, quy trình nội bộ của công ty.
Báo cáo trực tiếp cho: Giám Đốc Khối Quản Lý Dự Án
II. Mô Tả Công Việc
1. Phụ trách công tác thư ký của BQLDA
– Là đầu mối tiếp nhận công văn từ nhà thầu, xin ý kiến chỉ đạo của Trưởng BPQLDA để phản hồi;
– Là đầu mối tiếp nhận hồ sơ thanh toán đợt, thanh toán giai đoạn, quyết toán từ nhà thầu, chuyển bộ phận kiểm soát khối lượng; bàn giao lại cho nhà thầu chuyển hồ sơ thanh toán cho Phòng thanh quyết toán của BĐTMS sau khi hồ sơ đã được BQLXD kiểm tra, ký xác nhận.
– Là đầu mối tiếp nhận bản vẽ shopdrawing duyệt để trình Trưởng BPQLDA kiểm tra khi thấy cần thiết ;
– Phát hành bản vẽ thiết kế đã được bộ phận kiểm soát thiết kế kiểm tra, đóng dấu phát hành tới các nhà thầu thi công để thực hiện;
– Là đầu mối tiếp nhận Bản vẽ hoàn công của các nhà thầu để Nhà thầu giám sát thi công kiểm tra và ký xác nhận
– Là đầu mối thực hiện bàn giao hồ sơ chất lượng quyết toán, bản vẽ hoàn công cho Ban QLDA của Bộ phận quản lý tài sản của Công ty.
– Soạn thảo công văn, tài liệu khác theo ý kiến chỉ đạo của Trưởng BP QLDA;
– Cấp phát và theo dõi trang bị bảo hộ lao động, tài sản, máy móc, trang thiết bị của BPQLDA: Máy in, máy fax, máy tính, tủ tài liệu….
– Theo dõi tình hình nhân sự tại BPQLDA: theo dõi số lượng nhân viên theo đúng sơ đồ tổ chức đã được phê duyệt, thực hiện chấm công, phối hợp với Ban Nhân sự của Công ty trong các thủ tục liên quan đến nhân sự (tăng mới, điều chuyển, nghỉ việc…);
– Thực hiện công việc lưu trữ công văn, giấy tờ, hồ sơ, tài liệu theo quy định của Tập đoàn;
– Thực hiện lập báo cáo tiêu hao hàng hóa hàng tháng, ngân sách hoạt động….
– Thủ quỹ, thực hiện thanh toán/theo dõi các khoản chi hoạt động tại BPQLDA, tập hợp chứng từ hoàn ứng
– Cập nhật, theo dõi việc lập hồ sơ công trình phục vụ việc kiểm tra của cơ quan nhà nước của Phòng Kiểm soát khối lượng và hồ sơ công trình.
2. Phụ trách công tác báo cáo chuyên môn
– Định kỳ thực hiện báo cáo theo quy định:
+ Báo cáo ngày: định kỳ chậm nhất 09h00 hàng ngày gửi báo cáo công việc của ngày trước đó.
+ Báo cáo tuần: định kỳ chậm nhất vào lúc 13h00 ngày thứ 6 hàng tuần phải gửi báo cáo của tuần đó.
3. Phụ trách công tác tham mưu cho cấp quản lý
– Đề xuất, tham mưu cho cấp quản lý trực tiếp về các nội dung liên quan đến nghiệp vụ và các công việc liên quan.
4. Các công việc khác theo phân công của cấp quản lý
– Các công việc khác theo phân công của cấp quản lý
III. Yêu cầu tiêu chuẩn tối thiểu
– Trình độ văn hóa: CĐ/ĐH
– Trình độc chuyên môn: Kinh tế xây dựng/ QLDA/ ngoại ngữ/ kinh tế
– Kinh nghiệm: tối thiểu 05 năm kinh nghiệm làm việc trong bộ phận quản lý dự án, tối thiểu 2 năm vị trí quản lý.
– Ngoại ngữ: Tiếng Anh lưu loát
IV. Yêu cầu khác:
– Ưu tiên ứng viên đã có kinh nghiệm làm việc tại các doanh nghiệp chủ đầu tư BĐS có doanh thu tối thiểu 3000 tỷ hoặc đã từng làm thư ký cho BGĐ/ HĐQT các tập đoàn chủ đầu tư BĐS.
– Từng quản lý Phòng/ Ban / Bộ phận từ 10-20 nhân viên trở lên.
– Có khả năng làm việc dưới cường độ và áp lực cao.
– Sẵn sàng đi công tác/ làm việc ngoài giờ