Người ta đã phát triển một số hệ thống để “cứu” chúng ta khỏi danh sách đầu việc cần làm bất tận, bằng cách chuyển công việc bất kỳ thành những đầu việc nhỏ hơn trong một “guồng máy” khổng lồ những công việc hàng ngày.
Một trong số đó là một công cụ gọi là “Bảng Kanban cá nhân”, lấy cảm hứng theo quy trình sản xuất cùng tên của Toyota, vốn được công ty Nhật Bản phát triển từ cuối những năm 1940.

Bảng Kanban là gì?

Trong môi trường công nghiệp, Kanban (trong tiếng Nhật có nghĩa là “bảng hiệu/signboard” hoặc “biển quảng cáo ngoài trời/billboard”) thường được hiểu như là việc đánh dấu vào những chiếc phiếu trên mỗi sản phẩm đi qua các phân xưởng trong nhà máy.

Chỉ một số lượng nhất định của một loại phiếu mới có thể được cùng vào hàng đợi tại một thời điểm, và nó phải tương ứng với một phần xe cụ thể (để lắp ráp cùng nhau).

James Benson, từng là một nhà quy hoạch đô thị ở Seattle, tác giả cuốn Personal Kanban: Mapping Work – Navigating Life, nói với Quartz rằng quy trình Kanban công nghiệp là một cách để Toyota tránh được việc quá tải công suất. Ông đã điều chỉnh lại quy trình trên nhằm giảm bớt các vấn đề cảm xúc – cảm giác trong đầu “có quá nhiều nhiệm vụ phải hoàn thành ” là nhược điểm lớn nhất của hầu hết chúng ta khi phải nỗ lực đa nhiệm để hoàn tất công việc.

Bảng Kanban cá nhân hoạt động trên hai nguyên tắc: Cụ thể hóa công việc của bạn, và giới hạn tổng số “công việc đang tiến hành” của bạn. Việc thiết lập một hệ thống rất đơn giản:

● Tìm một cái bảng có thể sử dụng nam châm, giấy notes dán bảng, hoặc ghim. Trên đó, tạo ba cột: Sẽ làm (To do), Đang làm (Doing) và Xong (Done).

● Liệt kê mỗi công việc cần làm của bạn xuống một tờ giấy riêng biệt. Bạn có thể tùy chỉnh màu sắc và biểu tượng các đầu việc trên giấy theo mức độ khẩn cấp hoặc thể loại (cá nhân/gia đình/công ty). Gom hết các giấy này trong cột “Sẽ làm”.

● Từ cột đó, chọn 1-2 giấy di chuyển vào giữa cột “Đang làm”. Đây là những công việc đang cần tập trung hoàn thành trong thời gian hiện tại

● Khi hoàn tất một việc trong mục “Đang làm”, kéo tờ giấy tương ứng vào cột “Xong” và tìm một đầu việc trong cột “Sẽ làm” đẩy vào “Đang làm”

Cột “Sẽ làm” giúp bạn nhìn thấy mọi thứ trong danh sách công việc của mình và đánh giá những việc nào đang trong tầm kiểm soát được. (Có cần phải ủy thác, thuê một người khác, hoặc sắp xếp để được ai đó hỗ trợ tạm thời? Có thay đổi gì trong công việc khiến danh sách “sẽ làm” dài ra hoặc ngắn bớt đi không?)

Theo Benson, cột chính giữa “hiện tại” luôn luôn quan trọng nhất, và không bao giờ được chứa quá ba đầu việc. Bạn có thể gom ba việc đang làm của bạn thành một việc, nhưng tác giả cho biết đó không hẳn là một con số trung thực, và có thể làm chậm toàn bộ quy trình.

Hầu hết chúng ta có ít nhất hai công việc ưu tiên cạnh tranh tại một thời điểm, trong khi một nhiệm vụ thứ ba có thể thụ động hơn. (Ví dụ bạn đang làm việc với hai dự án ở nhà trong khi đang giặt quần áo). Mặt khác, gom quá ba mục vào cột “Đang làm”, có nghĩa là bạn đang đánh thuế vào não và làm nó chạy chậm lại.

Bắt đầu nhiều dự định nhưng không kết thúc công việc nào ra hồn sẽ làm cho một người có nguy cơ bị gọi là hiệu ứng Zeigarnik. Hiệu ứng này được đặt tên theo Bluma Zeigarnik, một nhà tâm lý học người Nga, người trong những năm 1920 đã phát hiện ra rằng mọi người nhớ tốt những việc chưa hoàn thành hơn là những việc đã hoàn thành.

Những điều dang dở mà chúng ta còn chưa làm xong giống như những cơn ngứa dai dẳng trong não bộ và cứ ở đấy mãi. (Zeigarnik lần đầu tiên thực hiện quan sát này khi xem các nhân viên phục vụ bàn chỉ lưu ý nhớ các thực đơn gọi món tại một nhà hàng khi “order” đang được xử lý.)

Người dùng Kanban này dường như đang tuyệt vọng trong việc hoàn thành bốn việc một lúc:

Sức hấp dẫn của cột “Xong” thì không cần phải giải thích chi tiết. Các nghiên cứu cho thấy chúng ta chỉ việc nói từ “Xong!” là hưởng lợi một chút dopamine tiết ra từ não. “Hành động hoàn thành chính là một sự tự khẳng định bản thân”, Benson nói thêm.

Quan trọng không kém, “Xong” không phải đã là hết, điều này là khá quan trọng cho lý thuyết của Benson. Với một số đánh dấu hoặc phân loại phụ, cột này có thể cung cấp nhiều hiểu biết hữu ích cho bản ghi nhớ công việc của bạn.

Benson và Tonianne De Maria Barry, đối tác kinh doanh của ông và là đồng tác giả của cuốn sách Personal Kanban, đã đưa ra các ma trận để xếp hạng các mục mà bạn thích nhất, ít thích nhất, làm cho qua, cảm thấy khó kiểm soát, vân vân. Họ đảm bảo, sau một thời gian, một vài điểm chung sẽ xuất hiện. Bạn sẽ có thể nhìn thấy nơi bạn luôn bị mắc kẹt, và nơi bạn thành công nhất, và tại sao.

Hiểu rõ bản thân là ưu điểm dài hạn của kế hoạch này, miễn bạn theo đuổi đủ lâu để bắt đầu nhìn rõ các mẫu số chung. Benson thừa nhận rằng mọi người không tuân theo các quy trình mãi mãi. “Nếu anh thấy tất cả mọi việc xung quanh anh đều là việc khẩn cấp, đó là lúc mà anh cần nhìn lại cuộc đời mình” Benson nói. Ông nghe điều này từ một người phụ nữ đã quyết định chuyển việc và bỏ lại cuộc hôn nhân sau khi sử dụng quy trình này.

Benson đã thiết kế Personal Kanban cho các lập trình viên khoảng 10 năm trước đây, nhưng ông nói các nhân viên IT không quan tâm lắm đến nó. Ông đã tiếp tục thiết kế phương pháp của mình – cho đến khi được sử dụng trong các trường học, các tổ chức y tế, các chính phủ, và một loạt lĩnh vực hoạt động theo kiểu dự án. Trong khi đó, một cựu đồng nghiệp của ông đã cho ra mắt LeanKanBan University, một chương trình đào tạo Kanban ở mức độ nâng cao hơn.

Vài phần mềm quản lý nổi tiếng hiện nay cũng dựa trên hệ thống Kanban, bao gồm Pivotal Tracker và Trello. Benson thích các bảng Kanban thực bằng giấy notes hơn vì “nó sờ được và cảm giác được về không gian và thời gian”, ông nói, đồng thời nhắc lại các nghiên cứu đã chứng minh chúng ta nhớ được nhiều thông tin hơn khi chúng ta chịu khó viết vào giấy.

Cuối cùng, ông muốn mô hình của ông giúp mọi người tìm thấy bản thân – theo đúng nghĩa đen. Đó là một điều đáng suy nghĩ, ngay cả đối với những người chỉ thích đọc một bài báo về hệ thống thay đổi năng suất, biết rằng chúng ta sẽ chỉ đọc bài này chứ không bao giờ hành động. (Tội lỗi quá!) “Chúng ta đang quá tải, chúng ta không biết mình là ai, và những gì chúng ta có thể làm, và làm ra chúng ta trở nên như thế này”, ông nói. “Khi chúng ta bắt đầu tin rằng chúng ta chỉ là một người điền vào chỗ trống (thì hãy nghĩ về phương pháp này)”

Dù là lý thuyết hay thực tế, một hệ thống quản lý thời gian tốt không chỉ tập trung vào việc giúp chúng ta cải thiện năng suất lao động; mà nó còn phải hướng đến việc giúp chúng ta sắp xếp thời gian để tận hưởng cuộc sống như một con người đích thực, thay vì những cỗ máy.