Doanh nghiệp nhỏ thì nên thuê ngoài tính lương hay tự thực hiện? Nếu thuê ngoài dịch vụ tính lương thì cần lưu ý điều gì? Cùng NIC Global giải đáp câu hỏi này qua nội dung dưới đây nha
1. Dịch vụ thuê ngoài tính lương là gì?
Thuê ngoài tính lương là hình thức doanh nghiệp thuê đơn vị là công ty khác thay mặt họ để thực hiện các hoạt động tính và quản lý lương, các nghiệp vụ thuế, bảo hiểm cho người lao động. Sử dụng dịch vụ thuê ngoài tính lương, doanh nghiệp có thể cắt giảm một phần hoặc toàn bộ bộ phận tính lương trong nội bộ công ty nhằm tinh gọn bộ máy và tập trung vào các hoạt động kinh doanh sản xuất.
Ví dụ: Công ty A có 250 nhân sự khối văn phòng và 1000 nhân sự khối nhà máy. Công ty A thuê công ty NIC Global thay họ thực hiện toàn bộ các hoạt động tính & quản lý lương, tính toán các khoản thuế, bảo hiểm,… cho 1250 người lao động kể trên. Trường hợp này, NIC Global là công ty cung ứng dịch vụ tính lương cho công ty A
2. Doanh nghiệp nhỏ có nên sử dụng dịch vụ thuê ngoài tính lương
Ở Việt Nam, đa phần các công ty tìm kiếm đến giải pháp thuê ngoài tính lương đều là các doanh nghiệp lớn với số lượng nhân sự khổng lồ hoặc các công ty nước ngoài mới gia nhập thị trường Việt Nam chưa hiểu rõ về các quy định pháp luật. Câu hỏi đặt ra là liệu doanh nghiệp nhỏ có nên sử dụng dịch vụ này?
Thực tế, đa phần doanh nghiệp khi đã có bộ phận kế toán tổng hợp thường sẽ tự thực hiện các nghiệp vụ này trong công ty để dễ dàng điều chỉnh chi phí. Tuy nhiên, điều này cũng phụ thuộc khá nhiều vào chính bộ phận kế toán nói trên, nếu nghiệp vụ của các chuyên viên & quản lý được trang bị đầy đủ thì không sao, ngược lại, doanh nghiệp có khả năng phải đối mặt với các sai phạm về Luật hoặc phàn nàn từ người lao động khi việc tính lương xảy ra sơ xuất.
Nhiều nhà quản lý cho rằng 1 cá nhân có khả năng kiêm nhiệm công việc sẽ giúp tối ưu chi phí (VD kế toán ngân hàng kiêm tính lương kiêm kế toán thuế…) Song, thực tế lại không phải vậy, mỗi một nhân sự dù có giỏi đến đâu thì cũng chỉ có chuyên môn sâu trong một số công việc cụ thể. Việc nhân sự không chuyên thực hiện nhiều công việc cùng lúc sẽ càng tăng nguy cơ xảy ra sai sót, nhất là những công việc đòi hỏi tính chính xác cao khi phải làm việc với các con số như vị trí nhân sự tiền lương.
3. Sử dụng dịch vụ tính lương có thực sự tối ưu so với nhân sự tiền lương nội bộ?
Cứ cho là doanh nghiệp đã có 1 bộ phận nhân sự cần thiết để thực hiện các nghiệp vụ tính lương cho người lao động. Tuy nhiên, việc duy trì bộ phận này đòi hỏi phải có người quản lý (VD: Team Leader, Group Leader hay các Manager); các chi phí cố định như văn phòng, điện, nước, giấy in, phần mềm; ngoài ra phải có 1 quỹ lương để chi trả và duy trì bộ phận kể trên. Tính ra so với doanh nghiệp nhỏ, việc duy trì đội ngũ nói trên chưa chắc đã thực sự hiệu quả
Ngược lại, nếu sử dụng dịch vụ thuê ngoài, doanh nghiệp sẽ không mất các khoản chi phí trên nhưng sẽ cần chi trả phí dịch vụ cho công ty cung cấp dịch vụ. Thông thường mỗi bên sẽ có những cách tính phí riêng tuỳ vào chính sách cũng như nhu cầu dịch vụ
Do đó, nếu chỉ nhìn nhận trên phương diện chi phí thì có vẻ như sử dụng dịch vụ sẽ giúp tối ưu hơn về mặt chi phí cho doanh nghiệp.
Hiện nay, các quy định về lương, thuế, bảo hiểm, trợ cấp,… của Nhà nước được cập nhật và thay đổi liên tục nhằm phù hợp hơn với thực tiễn thị trường lao động mở. Do đó, các doanh nghiệp cũng cần nhanh chóng cập nhật nhằm đảm bảo thực thi đúng luật. Ngược lại, khi sử dụng các dịch vụ chuyên nghiệp từ bên thứ 3, doanh nghiệp sẽ hoàn toàn không phải lo lắng bởi các công ty cung ứng dịch vụ sẽ chịu trách nhiệm cập nhật cũng như tư vấn giải pháp phù hợp cho doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, công tác tính & quản lý lương cho người lao động đòi hỏi phải tốn khá nhiều thời gian và công sức, cũng là hoạt động gặp nhiều rủi ro về bảo mật nhất cho doanh nghiệp. Vì vậy, có thể thấy, việc sử dụng dịch vụ tính lương mang lại nhiều lợi ích thực tế cho nhà quản lý.
4. Sử dụng dịch vụ tính lương thuê ngoài doanh nghiệp cần lưu ý gì
01. Xác định rõ nhu cầu
Trong bất cứ hoạt động nào, nhà quản lý cũng cần xác định rõ nhu cầu trước khi thực hiện. Việc thuê ngoài dịch vụ tính lương cũng vậy, doanh nghiệp cần xác định cụ thể yêu cầu đối với nhiệm vụ này là gì, tiêu chí đánh giá ra sao, phạm vi như thế nào, khoản chi phí dịch vụ bao nhiêu là phù hợp,… Qua đó giúp dễ dàng tìm kiếm các đơn vị cung ứng dịch vụ phù hợp, đồng thời giúp 2 bên có thể dễ dàng kết hợp được hiệu quả trong quá trình triển khai công việc
02. Đảm bảo các thông tin được bảo mật
Hoạt động tính lương đòi hỏi toàn bộ các thông tin về nhân sự, các thông tin liên quan đến lương, thưởng, các khoản phụ cấp khác,… do đó yếu tố bảo mật thông tin là vô cùng quan trọng khi sử dụng dịch vụ thuê ngoài tính lương. Do đó, khi tìm kiếm đơn vị cung ứng dịch vụ, nhà quản lý cần đảm bảo vấn đề này thật chặt chẽ qua hợp đồng dịch vụ.
03. Chi phí hợp lý
Như đã phân tích nội dung ở trên, sử dụng dịch vụ thuê ngoài tính lương mục đích là giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, do đó trong quá trình tìm kiếm nhà cung cấp dịch vụ, cần cân đối kỹ mức chi phí họ đưa ra có hợp lý hay không. Đặc biệt, nhà quản lý cần hỏi kỹ về các chi phí phát sinh thêm trong quá trình 2 bên hợp tác bởi một số đơn vị đưa ra khoản phí rất rẻ nhưng sau đó thu thêm nhiều khoản chi phí phụ bên ngoài.
04. Đơn vị uy tín, chuyên nghiệp
Đây có thể coi là yếu tố quan trọng nhất khi doanh nghiệp tìm kiếm dịch vụ tính lương. Bởi lẽ, việc thuê ngoài dịch vụ đòi hỏi tính bảo mật và chuyên nghiệp cao nhằm tránh những rủi ro, sai sót. Do đó, doanh nghiệp cần tìm kiếm cũng như lựa chọn kỹ càng đơn vị cung ứng dịch vụ trước khi thuê ngoài để đảm bảo chất lượng.
Về NIC Global
NIC Global là một trong những thương hiệu đầu tiên tại Việt Nam cung cấp các giải pháp dịch vụ tính & quản lý lương chuyên nghiệp cho doanh nghiệp. Các nghiệp vụ lương từ xưa đến này đòi hỏi nguồn lực, thời gian và độ chính xác cao. Đặc biệt trước những thay đổi, cập nhật liên tục từ các chính sách, quy định pháp luật, càng đòi hỏi doanh nghiệp phải cập nhật liên tục để đảm bảo quyền lợi cho người lao động đồng thời cũng không vi phạm các quan hệ lao động với cơ quan có thẩm quyền.
Dịch vụ tính lương của NIC bao gồm các nghiệp vụ:
- Quản lý lương & tính tiền lương
- Quản lý các loại bảo hiểm bắt buộc
- Quản lý thuế TNCN của nhân sự
- Quản lý quan hệ lao động
- Các nghiệp vụ khác
Với nhất nhiều gói dịch vụ được thiết kế riêng biệt phù hợp với doanh nghiệp, NIC Global đảm sẽ mang đến những gói giải pháp vô cùng tối ưu và chuyên nghiệp. Doanh nghiệp có nhu cầu vui lòng liên hệ yêu cầu dịch vụ Qua đây
