1. “THẬT LÀ PHÍ THỜI GIAN”
Tình huống đặt ra: Bạn thấy một nhân viên đang tiến hành một dự án hoặc nhiệm vụ không liên quan đến mục tiêu ưu tiên hiện nay của cả nhóm. Bạn đã có kinh nghiệm kha khá trong việc này và bạn biết rõ điều gì quan trọng, điều gì là tốn thời gian.
Những gì người khác thực sự nghe: “Tôi cho rằng bạn chả biết bạn đang làm cái quái gì cả. Tôi không tôn trọng ý kiến của bạn, do đó tôi sẽ chấm dứt cái việc bạn đang làm”.
Cách tiếp cận mới: chúng ta nên bắt chuyện với nhân viên thế này “Hãy nói cho tôi biết những gì bạn đang cố gắng thực hiện”. Sau đó, hãy sử dụng những câu hỏi bổ sung để giúp nhân viên của bạn nhận ra rằng việc họ làm sẽ không đem lại kết quả như dự tính ban đầu.

2. “CÓ LẼ BẠN KHÔNG NHẬN THỨC ĐƯỢC ĐIỀU NÀY NHƯNG…”
Tình huống đặt ra: Bạn phát hiện nhân viên đang mắc phải một sai lầm, và bạn biết rằng họ sẽ không mắc phải điều này nếu như biết thêm một vài thông tin quan trọng từ bạn.
Những gì người khác thực sự nghe: “Tôi là sếp và chắc chắn tôi giỏi hơn bạn”.
Cách tiếp cận mới: Chúng ta bắt đầu vấn đề này bằng cách nhấn mạnh vào việc bạn đã bở lỡ cơ hội để mọi người nắm rõ thông tin. “Tôi xin lỗi, tôi quên không nói với bạn về điều này”.

3. “TÔI KHÔNG THỂ GIÚP BẠN CHUYỆN NÀY”
Tình huống đặt ra: Một nhân viên đặt ra cho bạn một câu hỏi, hoặc yêu cầu giúp đỡ về một thứ không liên quan đến công việc của bạn.
Những gì người khác thực sự nghe: “Tôi không hứng thú với việc giúp bạn có được những thông tin đang cần”.
Cách tiếp cận mới: Nếu người khác có thể hướng dẫn và giải đáp câu hỏi đó tốt hơn, hãy giúp nhân viên của bạn liên hệ với người đó. Decker khuyên bạn có thể chỉ ra cho họ một phương hướng cụ thể, chẳng hạn như “Tôi thật sự không có kinh nghiệm trong lĩnh vực này, nhưng tôi biết cô S. có thể xử lý được vấn đề của bạn. Bạn nên nói chuyện với cô ấy thử xem, tôi sẽ giới thiệu bạn với cô ấy”.

4. “KHÔNG CÓ Ý XÚC PHẠM GÌ, NHƯNG…”
Tình huống đặt ra: Nhân viên nói hoặc làm một điều gì đó mà bạn nghĩ là sai lầm, có thể là đến từ sự ngây thơ hay thiếu kinh nghiệm của họ.
Những gì người khác thực sự nghe: “Bạn đã nói hoặc làm điều đó thật sự ngu ngốc, tôi sắp mắng bạn đây”.
Cách tiếp cận mới: Bạn hãy ngừng hoàn toàn việc sử dụng cụm từ này, hoặc các câu có nghĩa tương tự. Câu nói này nghe có vẻ thiếu tôn trọng và không chuyên nghiệp.
Nếu bạn gặp vấn đề với ý kiến của cấp dưới, hãy bắt đầu câu trả lời của bạn thế này: “Đây là lý do tại sao tôi không đồng ý với bạn”. Nếu một nhân viên đã làm điều gì đó không đúng, hãy kéo họ sang một bên và nói: “Tôi hiểu tại sao bạn lại cho rằng đó là giải pháp tốt nhất. Nhưng lần tới, tôi sẽ hài lòng hơn nếu bạn có thể xử lý theo cách này”

5. “ĐỪNG BẬN TÂM, TÔI SẼ XỬ LÝ VIỆC NÀY”
Tình huống đặt ra: Sự sai lầm hoặc thiếu kinh nghiệm của một nhân viên nào đó sẽ tạo ra thêm gánh nặng công việc cho bạn, do đó bạn cho rằng sẽ tốt hơn nếu bạn trực tiếp xắn tay vào làm.
Những gì người khác thực sự nghe: “Tôi không tin tưởng giao cho bạn làm điều này, tôi cũng không muốn dành thời gian để chỉ bảo hay giảng dạy cho bạn”.
Cách tiếp cận mới: Điều tồi tệ nhất khi sử dụng cụm từ này chính là bạn đang tự đổ dồn tất cả mọi công việc còn lại vào chính mình. Mọi thứ sẽ tốt hơn nếu bạn có thể lùi lại một bước và xác định chính xác trách nhiệm cũng như khả năng của cấp dưới, và làm thế nào để họ có thể thu hẹp khoảng cách giữa 2 điều đó
Bạn có thể tạm thời thử kiểm soát mớ công việc phát sinh với lời hứa sẽ giải thích kỹ càng hơn về những điều mà nhân viên đã làm sai.