Năm 2026, những thay đổi về thuế thu nhập cá nhân (TNCN), bảo hiểm xã hội (BHXH) và chính sách tiền lương đang đặt ra nhiều yêu cầu mới cho doanh nghiệp. Không chỉ cập nhật quy định, bộ phận HR và C&B còn phải đảm bảo dữ liệu chính xác, kiểm soát chi phí và duy trì tiến độ trả lương.

Vậy đâu là những thách thức trong tính lương năm 2026? Doanh nghiệp cần lưu ý gì để hạn chế rủi ro và vận hành payroll hiệu quả?

1. Vì sao tính lương ngày càng phức tạp?

1.1. Những thay đổi trong chính sách thuế và bảo hiểm

Năm 2026 ghi nhận nhiều điều chỉnh quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến công tác tính lương:

• Thuế TNCN: Biểu thuế lũy tiến giảm từ 7 xuống 5 bậc. Mức giảm trừ gia cảnh tăng lên 15,5 triệu đồng/tháng cho người nộp thuế và 6,2 triệu đồng/tháng cho mỗi người phụ thuộc.
• BHXH: Phạm vi tham gia BHXH bắt buộc được mở rộng theo Luật BHXH 2024.
• Lương tối thiểu vùng: Việc điều chỉnh mức lương tối thiểu ảnh hưởng đến ngân sách tiền lương và một số nghĩa vụ liên quan.

Những thay đổi này có mối liên hệ chặt chẽ. Khi một yếu tố được điều chỉnh, doanh nghiệp có thể phải cập nhật đồng thời công thức payroll, khoản khấu trừ và chi phí nhân sự.

1.2. Cấu trúc thu nhập ngày càng đa dạng

Trong thực tế, thu nhập của người lao động thường bao gồm nhiều thành phần ngoài lương cơ bản, chẳng hạn như phụ cấp, thưởng KPI, hoa hồng kinh doanh, tiền làm thêm giờ và các khoản phúc lợi khác.

Mỗi khoản chi trả có thể được xử lý khác nhau tùy theo bản chất, điều kiện hưởng và quy định pháp luật áp dụng.

Đặc biệt, ranh giới giữa lương cố định, khoản bổ sung và tiền thưởng không phải lúc nào cũng rõ ràng. Nếu phân loại sai, doanh nghiệp có thể phải điều chỉnh hồ sơ hoặc phát sinh nghĩa vụ truy đóng.

2. Những thách thức thường gặp trong quản lý tính lương

2.1. Sai lệch dữ liệu đầu vào

Một bảng lương chính xác cần bắt đầu từ dữ liệu đáng tin cậy.

Tuy nhiên, dữ liệu chấm công, nghỉ phép, làm thêm giờ và thưởng KPI thường đến từ nhiều phòng ban. Việc tổng hợp thủ công dễ dẫn đến thiếu sót, nhất là khi doanh nghiệp có nhiều chi nhánh.

Chỉ một thay đổi lương chưa được cập nhật cũng có thể khiến bảng lương phải điều chỉnh. Điều này kéo theo thời gian đối chiếu và xử lý khiếu nại từ nhân viên.

2.2. Khó kiểm soát thu nhập gross và net

Với nhân viên nhận lương gross, thu nhập thực nhận phụ thuộc vào các khoản bảo hiểm, thuế TNCN và khấu trừ liên quan.

Trong khi đó, trường hợp cam kết lương net đòi hỏi doanh nghiệp thực hiện quy đổi net-to-gross để xác định tổng chi phí.

Khi chính sách thuế thay đổi, doanh nghiệp cần rà soát lại cách tính. Nếu không, chi phí thực tế hoặc thu nhập của nhân viên có thể chênh lệch so với dự kiến.

2.3. Áp lực tuân thủ thuế và BHXH

Tính lương, thuế và BHXH là ba nghiệp vụ có liên quan trực tiếp.

Sai sót trong việc xác định thu nhập chịu thuế hoặc căn cứ đóng bảo hiểm có thể dẫn đến chênh lệch số liệu giữa bảng lương và hồ sơ kê khai.

Rủi ro càng cao với doanh nghiệp có nhiều loại hợp đồng, lao động nước ngoài hoặc chính sách trả thưởng phức tạp.

Vì vậy, HR và C&B cần thường xuyên rà soát chính sách, thay vì chỉ cập nhật công thức khi có thay đổi pháp luật.

2.4. Hệ thống payroll chưa theo kịp quy mô doanh nghiệp

Excel vẫn là công cụ phổ biến trong tính lương. Tuy nhiên, khi số lượng nhân viên tăng, việc quản lý nhiều bảng tính có thể khiến quy trình trở nên cồng kềnh.

Một công thức sai, dữ liệu chưa cập nhật hoặc file bị chỉnh sửa ngoài ý muốn đều có thể ảnh hưởng đến kết quả.

Bên cạnh đó, việc phụ thuộc vào một nhân sự C&B cũng tạo ra rủi ro gián đoạn khi người phụ trách nghỉ việc hoặc vắng mặt.

3. Doanh nghiệp cần làm gì để kiểm soát rủi ro tính lương?

Để vận hành tính lương hiệu quả, doanh nghiệp cần xem xét đồng thời quy trình, dữ liệu và năng lực xử lý nghiệp vụ.

Một số ưu tiên gồm:

• Chuẩn hóa dữ liệu: Thống nhất thời hạn chốt công, biểu mẫu và quy trình phê duyệt.
• Rà soát chính sách thu nhập: Phân biệt rõ lương, phụ cấp, thưởng và các khoản bổ sung.
• Cập nhật quy định: Theo dõi thay đổi về thuế TNCN, BHXH và tiền lương.
• Tăng cường kiểm soát: Đối chiếu dữ liệu trước khi phê duyệt bảng lương.
• Bảo mật thông tin: Phân quyền truy cập và kiểm soát dữ liệu thu nhập của nhân viên.

Ngoài việc cải thiện hệ thống nội bộ, doanh nghiệp có thể cân nhắc Payroll Outsourcing (dịch vụ tính lương thuê ngoài) để giảm tải các nghiệp vụ định kỳ.

Theo đó, đơn vị cung cấp dịch vụ phụ trách tính toán và hỗ trợ nghiệp vụ theo thỏa thuận. Doanh nghiệp vẫn quản lý chính sách lương thưởng, cung cấp dữ liệu và phê duyệt kết quả.

Mô hình này đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp đang mở rộng quy mô hoặc có nhiều địa điểm làm việc. Ngoài ra, đây cũng là lựa chọn phù hợp khi doanh nghiệp cần hỗ trợ chuyên môn về thuế và BHXH.

4. Từ tính lương thủ công đến quản trị payroll chuyên nghiệp

Khi chính sách lương thưởng ngày càng đa dạng, doanh nghiệp cần thay đổi cách quản lý payroll. Bên cạnh việc tính lương chính xác, doanh nghiệp còn phải kiểm soát chi phí và bảo mật dữ liệu. Đồng thời, việc tuân thủ quy định pháp luật cũng cần được chú trọng.

Để giảm tải công việc cho bộ phận C&B, nhiều doanh nghiệp lựa chọn Payroll Outsourcing (dịch vụ tính lương thuê ngoài). Mô hình này giúp doanh nghiệp tận dụng chuyên môn từ bên ngoài và tối ưu quy trình. Nhờ đó, đội ngũ HR có thể tập trung hơn vào các hoạt động nhân sự chiến lược.

Tuy nhiên, hiệu quả còn phụ thuộc vào năng lực nhà cung cấp và sự phối hợp giữa hai bên. Vì vậy, doanh nghiệp nên ưu tiên đối tác am hiểu nghiệp vụ tính lương, thuế TNCN và BHXH. Ngoài ra, quy trình bảo mật dữ liệu cũng là yếu tố cần xem xét.

Để biết thêm thông tin, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua: