Bạn luôn trong tình trạng được tan làm lúc 5h nhưng 6, 7h mới vội vã bước ra từ văn phòng?
Là bạn quá nhiều việc hay do bạn chưa biết sắp xếp cách làm việc để hoàn thành mọi công việc trong 8 tiếng đi làm? Hãy cùng NIC HR khám phá 5 bí quyết sau từ Cal Newport – một trong những chuyên gia về năng suất làm việc:

1. Bỏ to – do – list đi, đặt lịch cho tất cả mọi thứ
Về cơ bản thì to-do-list khá vô dụng. Chúng chỉ là bước đầu tiên thôi. Bạn cần phải đề ra thời gian trên lịch làm việc của mình. Tại sao lại vậy?

Lúc đó bạn sẽ suy nghĩ thực tế về những gì bạn có thể hoàn thành được. Nó cho phép bạn làm việc trong khoảng thời gian bạn thấy hiệu quả, chứ không phải vì nó đứng vị trí đầu tiên hay thứ hai.

Việc đặt lịch ép bạn phải đối diện với thực tế rằng bạn còn bao nhiêu thời gian và việc này tốn bao nhiêu thời gian. Khi bạn nhìn vấn đề một cách toàn diện, bạn sẽ sắp xếp được công việc vào khoảng thời gian cụ thể để đảm bảo hiệu quả nhất.

Các chuyên gia cũng đồng ý rằng nếu không quan tâm làm một việc hết bao lâu, bạn sẽ dễ đẩy mình vào thất bại.

Dù bạn làm việc có kế hoạch hay không thì sẽ luôn có những công việc chen ngang. Nhưng hơn hết bạn vẫn cần một bản kế hoạch linh hoạt để có thể sắp xếp thời gian hợp lý.

Ngoài ra điều này còn giúp bạn thoát khỏi sự trì hoãn. Hạn định một khoảng thời gian cho công việc nào đó giảm thiểu mong muốn trì hoãn của bạn. Bạn sẽ không còn tốn thời gian quyết định mình sẽ làm hay không làm gì đó trong thời gian cụ thể, vì bạn đã quyết định hết rồi.

2. Giả định mình phải về nhà lúc 5h, hãy sắp xếp công việc ngược lên
Bạn cần một ranh giới để cân bằng giữa công việc và cuộc sống. Hãy đặt thời gian là 5h chiều sau đó mới đặt lịch cho công việc còn lại, bạn sẽ hoàn toàn kiểm soát được thời gian của mình.

Cal gọi đây là “thời gian hiệu suất cố định”. Hãy cố định thời gian biểu lý tưởng của bạn, sau đó lên kế hoạch ngược về trước để đảm bảo mọi thứ phù hợp: lựa chọn công việc cẩn thận, từ chối các lời mời, biết từ chối nhờ vả không hợp lý của người khác…

Bạn có biết vì sao bạn kiệt sức vì công việc không? Đó là vì bạn không thể kiểm soát thời gian biểu của mình.

3. Lên kế hoạch cho cả tuần
Cal nói rằng anh biết mình sẽ làm gì mỗi giờ trong ngày, mỗi ngày trong tuần và mỗi tuần trong tháng. Bạn cảm thấy khá khó khăn, vậy Cal đã làm thế nào?

“Mỗi sáng thứ Hai, tôi sẽ lên kế hoạch trong tuần cho mình. Tôi kiểm tra hòm thư, xem danh sách công việc rồi đưa ra một kế hoạch khả thi nhất cho mỗi ngày trong tuần đó. Tôi viết kế hoạch vào mail và gửi cho chính mình, nó sẽ giúp tôi nhắc nhở mình nhiều lần trong ngày”.

Các nghiên cứu cũng đánh giá rằng bạn sẽ sử dụng thời gian thông minh hơn nếu bạn có kế hoạch.

Bạn nghĩ rằng tôi có kế hoạch trong đầu là đủ? Thực tế thì bạn sẽ làm tốt hơn nếu kế hoạch được viết ra.

4. Không cần làm nhiều việc nhưng đã làm thì phải làm xuất sắc
Không phải mọi việc đều quan trọng và cần thiết. Bạn nói “có” với quá nhiều việc.
Bạn cảm thấy mình không có thời gian? Thực tế thì chẳng phải. Thực tế là những công việc nhỏ nhặt vô nghĩa đang hút cạn sức lực của bạn.

5. Giảm bớt những công việc hời hợt, tập trung vào những công việc sâu sắc
Những người bận rộn thường không thể hoàn thành nhiều việc quan trọng bằng những người kết thúc giờ làm lúc 5 giờ chiều mỗi ngày. Họ phải làm cả đêm hay cuối tuần vì cuộc sống của họ có quá nhiều công việc “hời hợt”. Những công việc vô cùng tốn thời gian mà giá trị mang lại thấp.

Chẳng ai trở thành CEO vì họ chăm trả lời email hơn cả. Những việc “hời hợt” giúp bạn không bị sa thải nhưng những công việc “sâu sắc” mới giúp bạn có thể thăng tiến