Tiền lương vốn là một trong những nhu cầu và mục đích chính đối với nhân sự khi tham gia vào thị trường lao động. Do đó, doanh nghiệp cần rất thận trọng trong hoạt động tính toán tiền lương một cách chính xác và chuyên nghiệp.

“Nút thắt tiền lương” giữa nhân sự và doanh nghiệp

Có thể nói, trong thời đại số hoá như hiện nay, không khó để một câu chuyện có thể “phát tán” đi xa hàng trăm, hàng ngàn cây số chỉ sau 1 bài chia sẻ. Xu hướng đánh giá doanh nghiệp đã trở nên mạnh mẽ hơn bao giờ hết. Và trong số những nội dung đó, không ít những tình huống “dở khóc, dở cười” giữa người lao động và công ty về vấn đề lương thưởng.

Người lao động đi làm, dành thời gian và công sức cống hiến cho công ty, đổi lại doanh nghiệp trả công xứng đáng cho họ thông qua các khoản lương, thưởng, phụ cấp hàng tháng. Từ đó, họ có khả năng chi trả các nhu cầu trong cuộc sống. Do đó, nếu doanh nghiệp trở nên chậm trễ, tính toán sai xót hay thiếu chuyên nghiệp thì đó chắc chắn sẽ là vấn đề lớn trước là ảnh hưởng đến tâm lý làm việc của cán bộ nhân viên, sau là có thể dẫn đến rất nhiều hệ luỵ khác thậm chí là phải chia tay với nhân sự.

Bởi vậy, để giữ chân được nhân tài, doanh nghiệp cần có một hệ thống tính tiền lương một cách chuyên nghiệp, chính xác và đúng hạn. Xây dựng bộ phận tính tiền lương trong doanh nghiệp đòi hỏi nhiều nghiệp vụ chuyên môn từ tính tiền lương, chấm công, tính toán các khoản bảo hiểm, thuế,… cho người lao động. Do đó, để giải quyết “nút thắt tiền lương”, nhiều doanh nghiệp có xu hướng sử dụng giải pháp payroll được cung ứng từ một đơn vị thứ ba.

Xu hướng sử dụng dịch vụ tính tiền lương (dịch vụ payroll) hiện nay

Nghiệp vụ tính tiền lương nghe thì có vẻ đơn giản. Chỉ cần chấm công và trả đủ tiền lương cho người lao động theo thoả thuận trong hợp đồng là được.

Tuy nhiên, trên thực tế hoạt động này lại không hề đơn giản đến vậy!

Bởi hoạt động tính tiền lương không chỉ là vấn đề của doanh nghiệp và người lao động mà còn đòi hỏi tính chính xác, tuân thủ pháp luật Việt Nam về các quyền và nghĩa vụ của cả doanh nghiệp và người lao động kể trên,

Trong đó, bao gồm các nghiệp vụ liên quan về bảo hiểm, thuế, các khoản khấu trừ lương, các khoản thu nhập khác cấu thành lương,… đều phải được tính toán một cách chi tiết và chính xác để tránh sai phạm và bị phạt bởi cơ quan có thẩm quyền.

Do đó, xu hướng các doanh nghiệp hiện nay thường thuê một đơn vị thứ 3 để giải quyết các nghiệp vụ tính tiền lương cho nhân sự của mình hoặc sử dụng các gói dịch vụ nhân sự thuê ngoài, cho thuê lại lao động nhằm giảm tải công tác quản lý và tuân thủ quy định.

Theo báo cáo mới nhất từ IMARC, năm 2021 thị trường thuê ngoài tính lương trên toàn thế giới đã đạt tới giá trị là 8.6 tỉ đô la. Dự đoán con số này sẽ tiếp tục tăng trưởng lên tới 11.5 tỉ đô la vào năm 2027. Qua đó cho thấy xu hướng và nhu cầu sử dụng dịch vụ payroll trên toàn cầu tăng trưởng vô cùng mạnh mẽ, nhất là sau ảnh hưởng từ đại dịch Covid 19 đã làm thay đổi thói quen cũng như hành vi của cả người lao động và nhà quản lý 2 năm qua.

Doanh nghiệp nào nên sử dụng dịch vụ payroll?

Nếu để nhìn vào đánh giá những lợi ích mà dịch vụ payroll mang lại cho doanh nghiệp nói chung, thì bất cứ nhà quản lý nào cũng nên lựa chọn sử dụng dịch vụ này cho công ty của mình. Đặc biệt các doanh nghiệp có yếu tố nước ngoài nên ưu tiên sử dụng dịch vụ payroll. Đảm bảo người lao động, chuyên gia, kỹ sư nước ngoài đang làm việc tại Việt Nam luôn được đáp ứng các quyền lợi cũng như thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ về thuế, bảo hiểm bắt buộc đối với người nước ngoài theo quy định Việt Nam.

Một trong số các doanh nghiệp nên ưu tiên sử dụng dịch vụ payroll bao gồm:

• Công ty mới thành lập, doanh nghiệp vừa và nhỏ, start-up,… nơi mà bộ phận tính lương nội bộ vẫn còn nhiều hạn chế;
• Công ty nước ngoài, công ty có yếu tố nước ngoài, công ty có người lao động là người nước ngoài tại Việt Nam;
• Công ty có người Việt Nam làm việc remote cho trụ trở đặt tại nước ngoài;
• Công ty muốn gia nhập thị trường Việt Nam, chưa có văn phòng đại diện hoặc đã có văn phòng đại diện nhưng chưa có bộ máy nhân sự;
• Công ty muốn đầu tư tại thị trường Việt Nam để mở rộng thị trường;
• Doanh nghiệp Việt Nam có người lao động thuộc nhiều khu vực khác nhau trên cả nước;
• Doanh nghiệp Việt Nam muốn giảm tải gánh nặng trong công tác quản lý và tính tiền lương;…

Dịch vụ payroll (Payroll Service) là gì ?

Dịch vụ payroll là dịch vụ do một bên thứ 3 cung cấp nhằm tham gia vào mối quan hệ giữa 3 bên (nay là 4 bên gồm: doanh nghiệp, người lao động, cơ quan chức năng, công ty dịch vụ payroll)

Trong đó, dịch vụ payroll sẽ thay mặt doanh nghiệp/nhà quản lý đứng ra thực hiện các nghiệp vụ: tính công, tính tiền lương, thưởng, các khoản khấu trừ, khuyến khích, phụ cấp, thuế TNCN… cho người lao động; thực hiện các nghiệp vụ đăng ký bảo hiểm bắt buộc, báo cáo với cơ quan chức năng; thực hiện phân tích, báo cáo, tư vấn tiền lương cho doanh nghiệp.

Bên cạnh đó công ty dịch vụ payroll còn thay mặt doanh nghiệp giải quyết các thắc mắc về lương cho người lao động cũng như thay mặt người lao động tư vấn thang lương hợp lý cho các vị trí trong doanh nghiệp nhằm tăng lợi thế cạnh tranh và thu hút nhân tài cho vị trí cần thiết.

Xem thêm: Dịch vụ tính lương chuyên nghiệp cho doanh nghiệp

Dịch vụ payroll giúp doanh nghiệp thực hiện những hoạt động gì?

Như đã phân tích ở trên, dịch vụ payroll sẽ giúp nhà quản lý giảm bớt gánh nặng quản lý nhân sự đặc biệt là các hoạt động tính tiền lương cho người lao động, cụ thể:

Đối với người lao động và doanh nghiệp Việt Nam

• Tính tiền lương nhân viên hàng tháng (payroll services);
• Báo cáo thuế thu nhập cá nhân (thuế TNCN) hàng tháng cho người lao động;
• Báo cáo các khoản bảo hiểm xã hội, y tế và thất nghiệp của người lao động hàng tháng;
• Thay mặt doanh nghiệp nộp các báo cáo đến cơ quan chức năng hàng tháng hoặc định kỳ;
• Quyết toán thuế thu nhập cá nhân cho người lao động hàng năm;
• Chuẩn bị các Hợp đồng lao động cho nhân viên;
• Quản lý hồ sơ nhân sự của từng nhân viên;
• Lập các báo cáo về quản trị và báo cáo biến động nhân viên hàng tháng, hàng quý và hàng năm.
• Báo cáo về người nước ngoài tại doanh nghiệp hàng tháng hoặc định kỳ;

Với người lao động, kỹ sư, nhà quản lý là người nước ngoài

• Work permit cho người lao động nước ngoài
• Tư vấn về giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (irc, erc)
• Tư vấn xin cấp thẻ tạm trú
• Visa cho người lao động nước ngoài Việt Nam
• Dịch vụ hỗ trợ pháp lý văn phòng đại diện và nhân sự người nước ngoài
• Kế toán dịch vụ cho các doanh nghiệp vốn nước ngoài (FDI)
• Các dịch vụ pháp lý cho Expat tại Việt Nam

06 Lợi ích của doanh nghiệp khi sử dụng dịch vụ payroll

1. Hệ thống quản lý và tính tiền lương chuyên nghiệp

Làm việc với công ty dịch vụ payroll, doanh nghiệp sẽ được cung cấp hệ thống quản lý và tính tiền lương chuyên nghiệp. Với các phần mềm chấm công, quản lý ngày công, tính tiền lương, báo cáo lương,… thông minh. Nhà quản lý dễ dàng có thể kiểm soát các khoản tiền lương một cách dễ dàng và chi tiết (từng nhân sự, từng bộ phận, phòng ban, từng khoản chi phí cụ thể) mà không cần phải nhớ nhớ quên quên hay lo sợ về rủi ro sai sót hàng tháng

2. Độ chính xác cao

Sử dụng dịch vụ payroll, doanh nghiệp sẽ hoàn toàn yên tâm về tính chính xác bởi công ty dịch vụ payroll đã có kinh nghiệm nhiều năm tính tiền lương cho rất nhiều đối tác và người lao động. Do đó, họ sẽ hiểu những “con số” bay nhảy trong bảng lương một cách rõ ràng. Đồng thời với các phần mềm tính tiền lương chuyên nghiệp, công ty dịch vụ payroll sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo độ chính xác cao trong việc tính toán và chi trả tiền lương cho người lao động.

3. Tiết kiệm chi phí, thời gian và nâng cao hiệu suất làm việc của doanh nghiệp

Thuê ngoài dịch vụ tính tiền lương, doanh nghiệp không cần đầu tư hàng tá chi phí cố định, chi phí nhân sự kế toán tiền lương, nhân sự tiền lương nội bộ mà thay vào đó chỉ cần một khoản chi phí dịch vụ cho công ty cung cấp dịch vụ payroll. Chắc chắn đây sẽ là một khoản chi phí có thể tối ưu hơn rất nhiều

Bên cạnh đó, thời gian và hiệu suất làm việc chính là thứ mà bất cứ nhà quản lý nào cũng cần phải tối ưu. Thời gian chính là cơ hội và cũng là tiền đối với doanh nghiệp. Sử dụng dịch vụ tính tiền lương thuê ngoài giúp doanh nghiệp có thể tiết kiệm được rất nhiều thời gian quản lý, tính toán, sửa sai, thay vào đó là tập trung cho hoạt động kinh doanh và sản xuất để nâng cao hiệu suất công việc. Đây chính là “lãi kép” trong việc sử dụng dịch vụ một cách hiệu quả và hợp lý.

4. Tránh sai sót, đặc biệt là với cơ quan chức năng

Dịch vụ payroll thay mặt doanh nghiệp đứng ra xử lý các thủ tục, hồ sơ cần thiết với cơ quan chức năng. Họ có những chuyên gia liên tục cập nhật các quy định mới, cùng với nghiệp vụ chuyên nghiệp trong nhiều năm đảm bảo cho doanh nghiệp sẽ tránh khỏi những sai phạm trong công tác quản lý và tính tiền lương. Hoạt động tính tiền lương như đã nói, là một trong những hoạt động mang tính ràng buộc rất lớn giữa nhà quản lý và cơ quan có thẩm quyền, các quy định về mức lương, tiền lương, bảo hiểm bắt buộc, thuế TNCN, các loại chi phí khấu trừ và chi phí khác. Đôi khi chỉ cần một sai lầm nhỏ mà doanh nghiệp sẽ phải mất rất nhiều thời gian giải quyết cả về phía nhân sự cũng như giải trình với cơ quan chức năng.

5. Giải pháp quản lý nhân sự tối ưu

Mô hình tinh gọn chính là một trong những xu hướng quản lý trong những năm qua, việc có thể tối ưu và tính gọn bộ máy quản lý giúp doanh nghiệp có nhiều cơ hội và sự tập trung hơn cho các hoạt động khác. Với văn hoá doanh nghiệp, mỗi công ty lại mang những màu sắc khác nhau, đòi hỏi sự “cá nhân hoá” mà khó có thể “thuê ngoài” thì các hoạt động có tính lặp đi lặp lại và cần sự tham gia của các chuyên gia là những hoạt động nên được “outsource” ra ngoài. Từ đó, giúp nhà quản lý nhẹ bớt gánh nặng mà doanh nghiệp cũng đỡ “cồng kềnh” không cần thiết.

6. Làm việc với các chuyên gia tính tiền lương

Khi sử dụng dịch vụ payroll doanh nghiệp sẽ được làm việc với các chuyên gia trong lĩnh vực tiền lương, bên cạnh việc đảm bảo các con số được chính xác, nhà quản lý sẽ nhận được các tư vấn về thang lương phù hợp cho từng vị trí mà doanh nghiệp đang chi trả một cách hợp lý. Tiền lương cũng là một trong những lý do thu hút nhân tài, do đó, một mức lương hợp lý và cạnh tranh chính là cách để doanh nghiệp phát triển bền vững và ổn định. Tuy nhiên làm cách nào để không bị vỡ quỹ lương, không bị “hớ” cho những vị trí chưa thực sự hiệu quả. Do đó, sử dụng dịch vụ payroll không những nhân sự được đảm bảo quyền lợi mà bảng chi phí tiền lương cũng sẽ được cân đối một cách hợp lý hơn.

NIC Global – Hành trình 20 năm cung cấp dịch vụ payroll cho doanh nghiệp

Được thành lập từ 2002 và là một trong những công ty đầu tiên cung cấp dịch vụ payroll tại Việt Nam. NIC Global đã trải qua 20 năm phát triển và tạo dựng thương hiệu uy tín hàng đầu trong các dịch vụ nhân sự, đặc biệt là hoạt động tính & quản lý tiền lương, hồ sơ nhân sự. Với hệ thống các phần mềm thông minh cùng đội ngũ chuyên gia tiền lương dày dặn kinh nghiệp. Chúng tôi đã và đang cung ứng dịch vụ lương cho hàng trăm công ty trong và ngoài nước tại Việt Nam, xử lý 50.000+ phiếu lương mỗi tháng với tính chính xác tuyệt đối.

Bên cạnh đó, yếu tố thông tin trong thời đại công nghệ ngày nay lại vô cùng quan trọng. Rất nhiều doanh nghiệp khá băn khoản khi tìm kiếm dịch vụ payroll bởi yêu cầu tính bảo mật cao, đòi hỏi một đơn vị uy tín. Đó cũng chính là lý do vì sao NIC Global được khách hàng ưu tiên lựa chọn bởi cam kết bảo mật tuyệt đối cùng uy tín 20 năm dẫn dắt thị trường mang đến sự an tâm cho khách hàng.

NIC Global với những chuyên gia tiền lương mang đến những giải pháp phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn. Với các công ty startup, công ty có yếu tố nước ngoài, công ty cần giải pháp quản lý tối ưu,… NIC Global thường xuyên là lựa chọn hàng đầu đưa ra những tư vấn lương, giải pháp tính tiền lương tối ưu.

Quy trình Payroll tại NIC Global

Bước 1: Quản lý hồ sơ, quản lý thông tin nhân sự;

Bước 2: Quản lý công, tính tiền lương thực nhận;

Bước 3: Thực hiện các nghiệp vụ bảo hiểm bắt buộc, thuế TNCN và các nghiệp vụ khác;

Bước 4: Trả lương cho nhân sự;

Bước 5: Hỗ trợ giải đáp thắc mắc của nhân sự;

Bước 6: Thực hiện báo cáo tiền lương với doanh nghiệp;

Bước 7: Thay mặt doanh nghiệp báo cáo và làm việc với cơ quan chức năng định kỳ.

Báo giá dịch vụ Payroll

Với kinh nghiệm lâu năm cùng các gói chi phí vô cùng tiết kiệm được thiết kế riêng cho từng doanh nghiệp. Anh/chị vui lòng để lại thông tin theo form dưới đây để nhận Báo giá dịch vụ tính lương nhanh chóng từ NIC Global ạ