Dịch vụ payroll của các tổ chức cho thuê ngoài lao động (payroll outsourcing) là một hình thức dịch vụ mà tổ chức thuê các nhà cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp để quản lý và thực hiện các hoạt động tính lương và thanh toán lương cho nhân viên của mình. Thay vì duy trì một bộ phận nội bộ chuyên về công tác payroll, các tổ chức chọn giao phó công việc này cho một đơn vị thuê ngoài lao động, tạo điều kiện để tập trung vào nhân sự và hoạt động chính của mình.
Các giai đoạn phát triển dịch vụ payroll giữa tổ chức và các đơn vị cho thuê ngoài lao động thường bao gồm:
1. Đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ: Giai đoạn đầu tiên là tổ chức tiến hành đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ payroll phù hợp. Điều này bao gồm xem xét các yêu cầu cụ thể của tổ chức, khả năng và kinh nghiệm của nhà cung cấp, tính bảo mật và tuân thủ quy định, cũng như đánh giá chi phí và lợi ích của việc sử dụng dịch vụ ngoài so với duy trì bộ phận nội bộ.
2. Hợp đồng và chuyển giao thông tin: Sau khi lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ, tổ chức và nhà cung cấp ký kết hợp đồng và tiến hành chuyển giao thông tin liên quan đến nhân viên và công tác payroll. Thông tin này bao gồm hồ sơ nhân viên, hợp đồng lao động, thông tin về lương, khoản trợ cấp và các yêu cầu khác liên quan đến tính lương và thanh toán.
3. Xử lý dữ liệu và tính lương: Nhà cung cấp dịch vụ payroll sẽ tiến hành xử lý dữ liệu và tính toán lương dựa trên thông tin được cung cấp. Họ sẽ áp dụng các quy tắc và quy định liên quan đến tính lương, tính toán thuế, khấu trừ và các khoản trợ cấp khác theo yêu cầu của tổ chức. Quá trình này thường được thực hiện bằng sử dụng phần mềm quản lý lương hoặc hệ thống tự động hóa.
4. Thanh toán lương và báo cáo: Nhà cung cấp dịch vụ payroll sẽ tiến hành thanh toán lương cho nhân viên theo lịch trình được xác định. Họ sẽ tạo ra các bản sao phiếu lương hoặc chuyển khoản trực tiếp vào tài khoản ngân hàng của nhân viên. Đồng thời, nhà cung cấp dịch vụ cũng sẽ tạo ra các báo cáo tài chính liên quan đến lương, thuế và các khoản trợ cấp để đảm bảo việc theo dõi và báo cáo tài chính chính xác.
5. Quản lý và hỗ trợ khách hàng: Trong suốt quá trình sử dụng dịch vụ, nhà cung cấp payroll sẽ tiếp tục quản lý và hỗ trợ khách hàng. Họ sẽ cung cấp hỗ trợ trong việc giải đáp các câu hỏi về lương, giúp đỡ nhân viên hiểu rõ về các khoản trợ cấp và các quy định liên quan đến lương. Ngoài ra, nhà cung cấp dịch vụ cũng sẽ giải quyết các vấn đề hay tranh chấp liên quan đến lương và thanh toán, đảm bảo sự hài lòng và tuân thủ các quy định pháp lý.
Tổ chức cho thuê ngoài lao động có thể phát triển dịch vụ payroll theo các giai đoạn tùy thuộc vào nhu cầu và quy mô của tổ chức. Một số tổ chức có thể bắt đầu bằng việc giao phó toàn bộ quá trình tính lương và thanh toán cho nhà cung cấp dịch vụ. Sau đó, dựa trên kết quả và kinh nghiệm, tổ chức có thể tiến xa hơn bằng việc mở rộng dịch vụ để bao gồm quản lý và xử lý các yêu cầu khác như quản lý thẻ chấm công, quản lý nhân viên, bảo hiểm và các dịch vụ khác liên quan đến quản lý nhân sự.
Trên thực tế, việc sử dụng dịch vụ payroll của các tổ chức cho thuê ngoài lao động mang lại nhiều lợi ích, bao gồm giảm chi phí hoạt động, tiết kiệm thời gian và tài nguyên của tổ chức, giảm rủi ro về tuân thủ quy định pháp luật và các quy định liên quan đến lương, và cung cấp sự chuyên nghiệp và hiệu quả trong việc tính lương và thanh toán cho nhân viên.
Dịch vụ tính lương (Payroll) của NIC Global
Được thành lập năm 2002, đến nay NIC Global đã có trên 20 năm kinh nghiệm trong việc xử lý các nhiệm vụ tính lương cho các doanh nghiệp trong và ngoài nước.
Dịch vụ tính lương của NIC Global là một trong những lựa chọn được khách hàng ưu tiên sử dụng bởi đảm bảo tính chuẩn xác – nhanh chóng – bảo mật dữ liệu khách hàng. Khách hang có thể dễ dàng tinh gọn bộ máy, chuyển giao một phần hoặc toàn bộ phần công việc tính lương cho NIC Global để tập trung vào các hoạt động kinh doanh nhằm gia tăng lợi nhuận.
Ngoài ra, NIC Global đồng thời cung cấp các giải pháp nhân sự thiết kế riêng biệt hoặc theo gói linh hoạt đáp ứng nhu cầu : cho thuê lại lao động, tuyển dụng; quản lý nhân sự; sorting, headhunting, và các dịch vụ nhân sự khác theo yêu cầu của khách hàng,..
