Trong môi trường kinh doanh cạnh tranh ngày càng khốc liệt, các CEO, Founder hay HR Manager luôn phải tìm cách để tinh gọn bộ máy, tối ưu chi phí, đồng thời vẫn đảm bảo hiệu quả hoạt động. Một trong những chiến lược được nhiều doanh nghiệp hiện đại lựa chọn là thuê ngoài nhân sự. Không chỉ đơn giản là tiết kiệm ngân sách, hình thức này còn giúp doanh nghiệp nhanh chóng thích nghi với những biến động của thị trường và luật pháp.

Vậy khi nào nên thuê ngoài nhân sự? Dưới đây là 7 dấu hiệu rõ ràng cho thấy đã đến lúc doanh nghiệp bạn cần cân nhắc sử dụng dịch vụ này.

1. Bộ phận nhân sự nội bộ bị quá tải hoặc thiếu chuyên môn sâu

Trong nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp nhỏ và vừa, phòng nhân sự thường kiêm nhiệm quá nhiều đầu việc – từ tuyển dụng, tính lương, giải quyết thủ tục BHXH, cho đến quản lý hồ sơ, xử lý khiếu nại… Hậu quả là:

• Dễ xảy ra sai sót trong việc tính lương, đóng BHXH, vi phạm quy định pháp luật.
• Không còn thời gian tập trung cho các nhiệm vụ chiến lược như xây dựng hệ thống quản trị nhân tài, văn hóa doanh nghiệp.
• Thiếu năng lực chuyên môn để xử lý các tình huống phức tạp như tái cấu trúc, chấm dứt HĐLĐ, tranh chấp lao động…

Thống kê của VietnamWorks (2024) cho thấy, 38% doanh nghiệp SME thừa nhận phòng HR hiện tại không đủ khả năng đáp ứng nhu cầu vận hành và mở rộng.

2. Doanh nghiệp cần cắt giảm chi phí cố định

Duy trì một bộ phận HR nội bộ có thể tiêu tốn đáng kể ngân sách:

• Lương, phúc lợi, đào tạo nhân sự hành chính – HR
• Chi phí phần mềm HRM, công cụ quản lý, hệ thống lưu trữ hồ sơ
• Hạ tầng hành chính, văn phòng, thiết bị hỗ trợ

Trong khi đó, với dịch vụ thuê ngoài, doanh nghiệp chỉ trả chi phí theo nhu cầu sử dụng, không phát sinh phụ phí cố định. Thực tế cho thấy, nhiều doanh nghiệp có thể tiết kiệm 30–50% chi phí nhân sự khi chuyển sang sử dụng dịch vụ thuê ngoài.

Báo cáo của Deloitte cho biết, 59% doanh nghiệp toàn cầu sử dụng outsourcing để giảm chi phí vận hành mà không ảnh hưởng đến hiệu quả công việc.

3. Khi mở rộng kinh doanh sang các địa phương khác

Khi doanh nghiệp vận hành tại nhiều tỉnh thành, việc tuân thủ quy định lao động và bảo hiểm xã hội tại từng địa phương là thách thức lớn:

• Mỗi tỉnh có cách áp dụng lương tối thiểu khác nhau.
• Quy trình đăng ký lao động, khai báo BHXH… có đặc thù riêng.
• Khó khăn trong kiểm soát tập trung hệ thống hồ sơ và nhân sự.

Giải pháp thuê ngoài nhân sự giúp doanh nghiệp đảm bảo tuân thủ pháp luật địa phương, đồng thời đồng bộ hóa hệ thống nhân sự trên toàn quốc mà không cần mở rộng bộ phận HR.

4. Khi cần tuyển số lượng lớn lao động trong thời gian ngắn

Mùa cao điểm sản xuất, lễ Tết, mở rộng dự án… đều có thể khiến doanh nghiệp phải tuyển hàng chục, thậm chí hàng trăm lao động phổ thông hoặc seasonal chỉ trong vài ngày. Nếu tự triển khai:

• Phòng nhân sự không đủ người để thực hiện nhanh chóng.
• Chi phí quảng bá tuyển dụng tăng cao.
• Rủi ro về chất lượng ứng viên, quy trình onboarding không chuẩn.

Dịch vụ nhân sự thuê ngoài sẽ đảm nhận toàn bộ quy trình tuyển dụng, sàng lọc, đào tạo, đưa lao động vào làm việc chỉ trong 3–7 ngày.

5. Khi doanh nghiệp cần tập trung vào chiến lược phát triển

Đội ngũ lãnh đạo và HRM cần dành thời gian cho các công việc mang tính chiến lược như:

• Xây dựng chương trình phát triển nhân tài (talent development)
• Định hình văn hóa doanh nghiệp
• Thiết kế hệ thống lương thưởng, đánh giá hiệu quả công việc

Nếu các nghiệp vụ hành chính như tính lương, chấm công, hợp đồng… chiếm quá nhiều thời gian, việc thuê ngoài sẽ giúp tái phân bổ nguồn lực hợp lý hơn.

6. Khi doanh nghiệp gặp rắc rối về pháp lý lao động

Luật Lao động, Luật BHXH, Luật Công đoàn, các nghị định, thông tư… thay đổi liên tục, gây khó khăn cho doanh nghiệp trong việc cập nhật và áp dụng đúng. Chỉ một lỗi nhỏ trong hợp đồng, sổ BHXH hay chính sách lương cũng có thể:

• Dẫn đến phạt hành chính
• Bị truy thu BHXH, truy thu lương tối thiểu
• Ảnh hưởng đến uy tín trong mắt người lao động và cơ quan chức năng

Dịch vụ thuê ngoài không chỉ xử lý nghiệp vụ mà còn đi kèm tư vấn chuyên sâu, đảm bảo tuân thủ pháp luật một cách chính xác và kịp thời.

7. Khi doanh nghiệp muốn linh hoạt theo biến động thị trường

Trong bối cảnh thị trường thay đổi liên tục, doanh nghiệp cần có khả năng:

• Nhanh chóng tăng hoặc giảm số lượng lao động mà không ảnh hưởng đến vận hành
• Không bị ràng buộc bởi hợp đồng dài hạn hoặc chế độ phúc lợi cố định
• Giảm thiểu rủi ro từ sa thải, chấm dứt hợp đồng không đúng quy định

Dịch vụ nhân sự thuê ngoài giúp doanh nghiệp duy trì sự linh hoạt tối đa, đặc biệt là trong các ngành như sản xuất, logistics, bán lẻ, F&B, startup công nghệ…

Xu Hướng Thuê Ngoài Nhân Sự Tại Việt Nam 2025

Theo báo cáo của TopCV, năm 2025 sẽ chứng kiến sự tăng trưởng mạnh mẽ của dịch vụ thuê ngoài nhân sự, nhất là trong các ngành cần lực lượng lao động lớn, tốc độ vận hành nhanh:

• Sản xuất, chế biến, lắp ráp
• Logistics, kho vận
• Bán lẻ, siêu thị, chuỗi F&B
• Công nghệ, startup, thương mại điện tử

Nguyên nhân chủ yếu đến từ:

• Mức độ phức tạp của hệ thống luật lao động Việt Nam
• Tốc độ mở rộng nhanh khiến HR nội bộ không theo kịp
• Áp lực tiết kiệm chi phí, đặc biệt trong bối cảnh kinh tế còn nhiều biến động

NIC Global – Đối Tác Thuê Ngoài Nhân Sự Hàng Đầu

Với hơn 20 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực nhân sự tại Việt Nam, NIC Global là đơn vị tiên phong trong cung cấp dịch vụ nhân sự thuê ngoài chuyên nghiệp và hiệu quả.

Dịch vụ cung cấp bao gồm:

• Cho thuê lại lao động ngắn hạn/dài hạn
• Tuyển dụng số lượng lớn theo yêu cầu
• Tính lương, BHXH, quản lý hồ sơ nhân sự trọn gói
• Tư vấn pháp lý lao động, cập nhật luật định

Lợi ích khi hợp tác cùng NIC:

• Tiết kiệm từ 30–50% chi phí so với tự triển khai
• Giảm thiểu tối đa rủi ro pháp lý
• Đội ngũ chuyên gia HR nhiều năm kinh nghiệm
• Hệ thống quản lý nhân sự hiện đại, minh bạch

“Nhờ NIC Global, chúng tôi mở rộng nhà máy mới tại Đồng Nai chỉ trong 2 tháng mà không cần tuyển thêm HR nội bộ” – HR Manager, công ty sản xuất Nhật Bản

Dịch vụ nhân sự thuê ngoài không chỉ là xu hướng, mà còn là giải pháp chiến lược để doanh nghiệp vận hành tinh gọn, giảm thiểu rủi ro và tập trung vào giá trị cốt lõi. Nếu bạn nhận ra một trong những dấu hiệu đã nêu, đây là thời điểm thích hợp để bắt đầu tìm hiểu về thuê ngoài.

Liên hệ NIC Global để được tư vấn miễn phí ngay hôm nay!

Để biết thêm thông tin, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua: