Trong hoạt động quản trị doanh nghiệp, đặc biệt là trong lĩnh vực nhân sự, tính lương tưởng chừng là một quy trình hành chính đơn giản, nhưng thực tế lại là công đoạn tiềm ẩn nhiều rủi ro. Những lỗi sai nhỏ có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng như vi phạm pháp luật, mất lòng tin của nhân viên, và ảnh hưởng trực tiếp đến hình ảnh của doanh nghiệp. Vậy đâu là những sai lầm phổ biến trong tính lương? Doanh nghiệp có thể khắc phục như thế nào? Và dịch vụ tính lương chuyên nghiệp như NIC Global có thể hỗ trợ gì cho bạn? Cùng khám phá trong bài viết dưới đây.

I. Vì sao sai sót trong tính lương là vấn đề nghiêm trọng?

• Ảnh hưởng đến tinh thần và sự gắn bó của nhân viên: Việc chi trả lương sai khiến người lao động cảm thấy không được tôn trọng, dễ dẫn đến mất động lực làm việc, thậm chí nghỉ việc.
• Vi phạm pháp luật lao động: Theo quy định tại Bộ luật Lao động, doanh nghiệp phải đảm bảo trả đủ và đúng hạn tiền lương. Mọi sai sót, dù vô ý, cũng có thể dẫn đến xử phạt hành chính hoặc kiện tụng.
• Tác động đến hình ảnh thương hiệu tuyển dụng: Một doanh nghiệp thường xuyên bị phản ánh tính lương sai, không minh bạch sẽ khó giữ chân và thu hút nhân sự chất lượng.

II. 10 sai lầm phổ biến trong tính lương doanh nghiệp thường mắc phải

1. Không cập nhật kịp thời quy định pháp luật

Việc bỏ sót các thay đổi về lương tối thiểu vùng, tỷ lệ đóng BHXH – BHYT – BHTN hoặc các chính sách miễn giảm thuế thu nhập cá nhân khiến doanh nghiệp dễ áp dụng sai mức lương hoặc sai mức khấu trừ, dẫn đến rủi ro pháp lý.

Giải pháp: Sử dụng dịch vụ tính lương cập nhật tự động quy định pháp lý mới nhất, hoặc thiết lập cơ chế theo dõi thông tư, nghị định mới hàng tháng.

2. Sai sót trong chấm công

Chấm công thiếu chính xác, sai ngày nghỉ, quên cập nhật đơn xin nghỉ phép hoặc làm thêm giờ… sẽ kéo theo việc tính lương sai lệch.

Giải pháp: Đồng bộ hệ thống chấm công và phần mềm tính lương, sử dụng công nghệ nhận diện khuôn mặt hoặc sinh trắc học để hạn chế gian lận.

3. Tính sai giờ làm thêm

Doanh nghiệp có thể tính sai hệ số lương làm thêm giờ (ngày thường, chủ nhật, ngày lễ), không tính đúng thời điểm tăng ca hoặc không phân biệt làm thêm ban ngày – ban đêm.

Giải pháp: Áp dụng công cụ tự động hóa, lập biểu mẫu làm thêm và có người kiểm tra đối chiếu trước khi chốt lương.

4. Không khấu trừ thuế TNCN đúng cách

Một số doanh nghiệp áp dụng sai bậc thuế, không cập nhật thông tin người phụ thuộc hoặc thiếu giấy tờ chứng minh giảm trừ.

Giải pháp: Lưu trữ hồ sơ đầy đủ, áp dụng phần mềm khấu trừ thuế tự động và có sự tư vấn từ bộ phận thuế hoặc đơn vị chuyên trách.

5. Tính lương không minh bạch

Bảng lương không rõ ràng, không giải thích các khoản thưởng, phụ cấp hoặc khấu trừ khiến nhân viên nghi ngờ về tính công bằng.

Giải pháp: Minh bạch hóa bảng lương, phát hành phiếu lương định kỳ kèm giải thích chi tiết.

6. Thiếu sự phối hợp giữa các bộ phận

Phòng nhân sự – kế toán – quản lý trực tiếp nếu không có quy trình phối hợp rõ ràng sẽ dễ xảy ra việc nhập liệu sai hoặc thông tin bị bỏ sót.

Giải pháp: Thiết kế quy trình tính lương khép kín, có checklist kiểm tra nội bộ trước khi chi trả.

7. Sai sót trong tính phụ cấp và phúc lợi

Nhiều doanh nghiệp áp dụng sai quy định về phụ cấp trách nhiệm, ăn trưa, đi lại, điện thoại hoặc không phân biệt rõ thu nhập chịu thuế và không chịu thuế.

Giải pháp: Thường xuyên rà soát danh mục phụ cấp, phân loại rõ ràng, cập nhật chính sách từ cơ quan thuế và luật lao động.

8. Không kiểm tra bảng lương trước khi trả

Do bận rộn hoặc thiếu quy trình, nhiều doanh nghiệp trả lương khi chưa kiểm tra kỹ dẫn đến việc phải điều chỉnh sau, gây mất lòng tin.

Giải pháp: Thiết lập bước kiểm tra cuối cùng bởi bộ phận kiểm toán nội bộ hoặc đối tác dịch vụ tính lương chuyên nghiệp.

9. Chậm trễ trong chi trả

Việc trả lương chậm (sau ngày 15 hàng tháng) là vi phạm pháp luật và gây mất uy tín nghiêm trọng.

Giải pháp: Lên kế hoạch ngân sách và dòng tiền hợp lý; ứng dụng hệ thống thanh toán tự động hóa.

10. Không lưu trữ dữ liệu đúng chuẩn

Không có hệ thống lưu trữ an toàn dẫn đến mất dữ liệu bảng lương, khó tra soát khi có khiếu nại hoặc kiểm tra từ cơ quan nhà nước.

Giải pháp: Sử dụng nền tảng tính lương có tính năng lưu trữ điện tử theo quy định ISO, backup định kỳ trên cloud.

III. Lợi ích của dịch vụ tính lương chuyên nghiệp (Payroll Services Vietnam)

NIC Global là một trong những đơn vị tiên phong tại Việt Nam cung cấp dịch vụ tính lương chuẩn hóa, giúp doanh nghiệp:

• Tối ưu thời gian và nguồn lực nội bộ
• Giảm thiểu rủi ro pháp lý trong quá trình tính và chi trả lương
• Bảo mật dữ liệu nhân sự theo tiêu chuẩn quốc tế
• Dễ dàng tích hợp với các hệ thống HRM, CRM khác

IV. Dịch vụ tính lương của NIC Global – Giải pháp toàn diện cho doanh nghiệp hiện đại

NIC Global cung cấp gói Payroll Service Vietnam với các tính năng nổi bật:

• Hệ thống phần mềm tính lương tự động hóa 100%, cập nhật đầy đủ quy định pháp lý
• Hỗ trợ thiết lập, vận hành và kiểm toán bảng lương định kỳ
• Tư vấn tối ưu chi phí thuế – BHXH dựa trên mô hình nhân sự thực tế
• Dịch vụ đi kèm: quản lý chấm công, đăng ký mã số thuế cá nhân, kê khai và nộp thuế, in – gửi phiếu lương điện tử…

Tính lương không đơn giản là việc cộng trừ con số. Đó là quá trình tổng hợp, phân tích, kiểm tra và thực thi cần sự chính xác tuyệt đối. Với hàng loạt sai sót doanh nghiệp có thể gặp phải, việc sử dụng dịch vụ tính lương từ đơn vị chuyên nghiệp như NIC Global không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn bảo vệ uy tín và niềm tin với người lao động.

Để biết thêm thông tin, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua: