Bối cảnh thanh tra lao động – thuế – BHXH cuối năm 2025

Cuối năm 2025 tiếp tục là thời điểm cao trào của các hoạt động thanh tra lao động, kiểm tra thuế và rà soát nghĩa vụ bảo hiểm xã hội trên phạm vi toàn quốc. Trong bối cảnh pháp luật lao động ngày càng được siết chặt và yêu cầu tuân thủ minh bạch hơn, nhiều doanh nghiệp đang đối mặt với rủi ro lớn khi vẫn sử dụng lao động chưa được hợp thức hóa đầy đủ.

Đáng chú ý, nhóm doanh nghiệp chịu tác động mạnh nhất thường là các đơn vị sử dụng lao động phổ thông, lao động thời vụ, lao động ngắn hạn hoặc lao động theo dự án. Việc “chưa kịp hoàn thiện hồ sơ” hay “làm linh hoạt cho tiện” có thể trở thành điểm yếu pháp lý nghiêm trọng khi cơ quan chức năng tiến hành kiểm tra đột xuất hoặc theo kế hoạch định kỳ.

Lao động chưa hợp thức hóa là gì? Doanh nghiệp thường sai ở đâu?

Lao động chưa hợp thức hóa không chỉ đơn thuần là trường hợp không ký hợp đồng lao động. Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp vẫn ký hợp đồng nhưng sai loại, không phù hợp với bản chất công việc hoặc không thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ phát sinh đi kèm.

Những sai sót phổ biến bao gồm việc không tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc cho người lao động đủ điều kiện, không khấu trừ và kê khai thuế thu nhập cá nhân đúng quy định, hoặc thiếu hồ sơ nhân sự hợp lệ theo yêu cầu của pháp luật lao động. Khi các yếu tố này cộng dồn, doanh nghiệp có thể bị xác định là đang sử dụng lao động trái quy định, dù vẫn trả lương đầy đủ.

Rủi ro 1: Bị xử phạt và truy thu bảo hiểm xã hội quy mô lớn

Rủi ro pháp lý đầu tiên và thường xảy ra nhất là bị xử phạt hành chính liên quan đến hợp đồng lao động và bảo hiểm xã hội. Khi thanh tra lao động hoặc cơ quan BHXH tiến hành kiểm tra, doanh nghiệp có thể bị xử phạt vì không ký hợp đồng đúng quy định, không đóng BHXH, BHYT, BHTN cho người lao động thuộc diện bắt buộc.

Không dừng lại ở tiền phạt, doanh nghiệp còn phải truy đóng toàn bộ số tiền bảo hiểm trong thời gian sử dụng lao động chưa hợp thức hóa, kèm theo tiền lãi chậm nộp. Với doanh nghiệp sử dụng hàng chục hoặc hàng trăm lao động, khoản truy thu này có thể tạo áp lực tài chính rất lớn, đặc biệt vào thời điểm cuối năm.

Rủi ro 2: Truy thu thuế TNCN và loại chi phí khi quyết toán thuế

Bên cạnh bảo hiểm, thuế thu nhập cá nhân là một “điểm nóng” khác trong các đợt kiểm tra cuối năm. Khi người lao động không được hợp thức hóa đầy đủ, doanh nghiệp có nguy cơ bị cơ quan thuế xác định là khấu trừ thiếu hoặc không khấu trừ thuế TNCN theo quy định.

Hệ quả không chỉ là bị truy thu và xử phạt thuế, mà còn khiến các khoản chi trả lương, thưởng, phụ cấp cho lao động đó không được chấp nhận là chi phí hợp lý khi quyết toán thuế doanh nghiệp. Điều này làm tăng nghĩa vụ thuế và ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả tài chính cuối năm.

Rủi ro 3: Tranh chấp lao động và bất lợi khi phát sinh khiếu kiện

Trong trường hợp phát sinh tranh chấp, doanh nghiệp sử dụng lao động chưa hợp thức hóa thường rơi vào thế yếu. Pháp luật lao động hiện hành công nhận quan hệ lao động dựa trên thực tế làm việc, không phụ thuộc hoàn toàn vào việc có hợp đồng bằng văn bản hay không.

Điều này đồng nghĩa với việc người lao động có thể yêu cầu bồi thường quyền lợi, truy lĩnh lương, bảo hiểm hoặc các chế độ khác, trong khi doanh nghiệp thiếu hồ sơ pháp lý đầy đủ để bảo vệ mình. Những tranh chấp như vậy không chỉ tốn thời gian, chi phí mà còn ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất – kinh doanh.

Rủi ro 4: Ảnh hưởng uy tín doanh nghiệp và khả năng hợp tác dài hạn

Việc bị kết luận vi phạm pháp luật lao động có thể gây tác động tiêu cực đến hình ảnh doanh nghiệp; đặc biệt trong bối cảnh nhiều đối tác, khách hàng và tập đoàn lớn; ngày càng chú trọng đến yếu tố tuân thủ và quản trị bền vững.

Đối với doanh nghiệp tham gia chuỗi cung ứng, xuất khẩu hoặc có yếu tố nước ngoài; rủi ro này còn có thể ảnh hưởng đến khả năng ký kết hợp đồng mới; gia hạn hợp tác hoặc tham gia các dự án lớn trong tương lai.

Rủi ro 5: Chi phí khắc phục sau thanh tra cao hơn nhiều so với phòng ngừa

Một thực tế mà nhiều doanh nghiệp chỉ nhận ra khi đã bị thanh tra; là chi phí khắc phục hậu quả luôn cao hơn rất nhiều; so với việc hợp thức hóa lao động ngay từ đầu. Ngoài tiền phạt và truy thu, doanh nghiệp còn phải bổ sung hồ sơ; điều chỉnh hệ thống nhân sự, giải trình với cơ quan chức năng và xử lý các vấn đề nội bộ phát sinh.

Vào giai đoạn cuối năm, khi khối lượng công việc hành chính tăng cao; việc “chạy hậu kiểm” càng khiến bộ phận nhân sự và tài chính bị quá tải; ảnh hưởng đến kế hoạch vận hành và chiến lược năm sau.

Giải pháp cho doanh nghiệp: Chủ động hợp thức hóa lao động trước mùa thanh tra

Trước bối cảnh pháp lý ngày càng chặt chẽ; nhiều doanh nghiệp đã lựa chọn chủ động rà soát; và hợp thức hóa toàn bộ lực lượng lao động trước mùa thanh tra cuối năm. Việc chuẩn hóa hợp đồng, nghĩa vụ bảo hiểm và thuế; không chỉ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro; mà còn tạo nền tảng quản trị nhân sự minh bạch, bền vững.

Đối với các doanh nghiệp thiếu nguồn lực chuyên môn hoặc sử dụng lao động số lượng lớn; dịch vụ nhân sự thuê ngoài và dịch vụ hợp thức hóa lao động là giải pháp được ưu tiên. Thông qua việc hợp tác với đơn vị chuyên nghiệp; doanh nghiệp có thể đảm bảo tuân thủ pháp luật; mà không phải gia tăng gánh nặng vận hành nội bộ.

NIC Global – Đối tác hỗ trợ hợp thức hóa lao động an toàn và bền vững

Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực nhân sự và pháp lý lao động; NIC Global hỗ trợ doanh nghiệp rà soát tình trạng sử dụng lao động; tư vấn phương án hợp thức hóa phù hợp; và triển khai các giải pháp nhân sự thuê ngoài theo đúng quy định pháp luật Việt Nam.

NIC Global không chỉ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro thanh tra cuối năm; mà còn đồng hành trong việc xây dựng mô hình quản trị nhân sự hiệu quả, minh bạch; và phù hợp với chiến lược phát triển dài hạn.

Để biết thêm thông tin, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua: