Người nước ngoài làm việc tại Việt Nam cần giấy tờ gì?
2/11/2026
Khi tuyển dụng chuyên gia, nhà quản lý hoặc lao động kỹ thuật nước ngoài, doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện pháp lý. Điều này giúp đảm bảo người lao động được làm việc hợp pháp tại Việt Nam.
Theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 07/08/2025, nhiều thủ tục cấp phép đã được điều chỉnh. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần phân biệt giấy tờ cho phép làm việc và giấy tờ cư trú tại Việt Nam.
Vậy người nước ngoài làm việc tại Việt Nam cần chuẩn bị những giấy tờ gì? Trường hợp nào được miễn giấy phép lao động? Doanh nghiệp cần lưu ý những thủ tục nào để tránh rủi ro pháp lý?
1. Người nước ngoài làm việc tại Việt Nam có bắt buộc xin giấy phép lao động không?
Theo Bộ luật Lao động 2019 và Nghị định 219/2025/NĐ-CP, người nước ngoài làm việc từ 3 tháng trở lên phải có giấy phép lao động. Tuy nhiên, một số trường hợp được miễn theo quy định.
Giấy phép lao động có thời hạn tối đa 2 năm. Ngoài ra, giấy phép được gia hạn một lần với thời hạn tối đa 2 năm.
2. Ba loại giấy tờ quan trọng đối với người lao động nước ngoài
| Loại giấy tờ | Đối tượng áp dụng | Thời hạn tối đa | Cơ quan có thẩm quyền |
|---|---|---|---|
| Giấy phép lao động (Work Permit) | Người lao động nước ngoài không thuộc trường hợp miễn giấy phép | 2 năm, được gia hạn 1 lần | UBND cấp tỉnh |
| Giấy xác nhận không thuộc diện cấp GPLĐ | Người nước ngoài thuộc diện miễn nhưng phải thực hiện thủ tục xác nhận | 2 năm, được gia hạn 1 lần | UBND cấp tỉnh |
| Thẻ tạm trú (TRC) | Người nước ngoài đáp ứng điều kiện cấp thẻ tạm trú theo mục đích nhập cảnh, cư trú | Tùy loại thẻ. Tối đa 2 năm đối với diện LĐ1, LĐ2 | Cơ quan quản lý xuất nhập cảnh |
Lưu ý: Một số trường hợp miễn giấy phép lao động không cần xin giấy xác nhận. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn phải thông báo với cơ quan có thẩm quyền theo quy định.
3. Giấy tờ cần chuẩn bị khi xin giấy phép lao động và thẻ tạm trú (TRC)
Để xin giấy phép lao động và thẻ tạm trú (TRC), doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ phù hợp với từng trường hợp.
Theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP, các giấy tờ quan trọng bao gồm:
| Loại giấy tờ | Yêu cầu và nội dung |
|---|---|
| Giấy khám sức khỏe | Do cơ sở y tế đủ điều kiện cấp. Giấy khám sức khỏe nước ngoài phải đáp ứng điều kiện, không quá 12 tháng kể từ ngày cấp. |
| Phiếu lý lịch tư pháp | Được cấp không quá 6 tháng trước ngày nộp hồ sơ. Xác nhận người lao động không thuộc trường hợp bị hạn chế theo quy định về án tích hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự. |
| Bằng cấp và chứng nhận kinh nghiệm | Văn bằng, chứng chỉ, xác nhận kinh nghiệm hoặc giấy tờ chứng minh năng lực phù hợp với vị trí dự kiến đảm nhiệm. |
Hộ chiếu | Hộ chiếu còn thời hạn, dùng để xác minh danh tính và quốc tịch của người lao động nước ngoài. |
| Ảnh chân dung | 02 ảnh màu (4×6 cm), đáp ứng yêu cầu hồ sơ cấp giấy phép lao động. |
| Văn bản đề nghị cấp giấy phép lao động | Do người sử dụng lao động lập theo mẫu quy định, kết hợp giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài. |
| Giấy tờ liên quan khác | Văn bản cử nhân sự, quyết định bổ nhiệm, hợp đồng dịch vụ hoặc tài liệu chứng minh hình thức làm việc, tùy trường hợp. |
Đối với thẻ tạm trú (TRC): Hồ sơ được chuẩn bị riêng theo quy định về xuất nhập cảnh. Thông thường, hồ sơ gồm hộ chiếu, tờ khai đề nghị cấp thẻ và ảnh chân dung. Ngoài ra, cần có giấy tờ chứng minh điều kiện cấp thẻ, như giấy phép lao động hoặc giấy xác nhận miễn giấy phép.
Lưu ý: Giấy tờ cấp ở nước ngoài có thể cần hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật và chứng thực theo quy định. Tuy nhiên, một số trường hợp được miễn. Vì vậy, doanh nghiệp cần kiểm tra yêu cầu cụ thể trước khi nộp hồ sơ.
4. Quy trình xin giấy phép lao động theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP
Nghị định 219/2025/NĐ-CP quy định quy trình cấp phép theo hướng kết hợp giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và đề nghị cấp phép.
Doanh nghiệp có thể thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Xác định điều kiện làm việc của người nước ngoài
Trước tiên, doanh nghiệp cần xác định vị trí, hình thức làm việc và trường hợp miễn giấy phép (nếu có). Bước này giúp doanh nghiệp lựa chọn đúng thủ tục và chuẩn bị hồ sơ phù hợp.
Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ
Doanh nghiệp thu thập giấy tờ nhân thân, văn bằng, chứng nhận kinh nghiệm và giấy khám sức khỏe. Ngoài ra, cần chuẩn bị các tài liệu liên quan theo yêu cầu của từng trường hợp.
Bước 3: Nộp hồ sơ đề nghị cấp giấy phép
Theo Điều 22 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp nộp hồ sơ trong vòng 60 ngày trước ngày dự kiến bắt đầu làm việc. Tuy nhiên, thời điểm nộp phải trước ngày bắt đầu làm việc ít nhất 10 ngày.
Hồ sơ được nộp tại Trung tâm Phục vụ hành chính công địa phương theo các hình thức quy định. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể nộp trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công quốc gia.
Bước 4: Cơ quan có thẩm quyền xem xét hồ sơ
Trong 10 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ, cơ quan có thẩm quyền xem xét nhu cầu và cấp phép.
Nếu không chấp thuận hoặc không cấp phép, cơ quan có thẩm quyền phải trả lời bằng văn bản. Đồng thời, văn bản phải nêu rõ lý do theo thời hạn quy định.
Bước 5: Hoàn tất thủ tục sau khi được cấp phép
Sau khi được cấp phép, doanh nghiệp tiếp tục thực hiện các nghĩa vụ liên quan. Các công việc gồm hợp đồng lao động, quản lý hồ sơ và thủ tục cư trú theo hình thức làm việc.
Nếu người nước ngoài có nhu cầu cư trú lâu dài, doanh nghiệp có thể hỗ trợ xin thẻ tạm trú khi đủ điều kiện.
5. Không có giấy phép lao động hợp lệ sẽ bị xử phạt như thế nào?
Sử dụng lao động nước ngoài không có giấy phép hoặc giấy xác nhận miễn theo quy định có thể bị xử phạt hành chính.
Theo Điều 32 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, mức phạt được xác định như sau:
| Đối tượng vi phạm | Mức phạt |
|---|---|
| Người lao động nước ngoài làm việc không có giấy phép hoặc giấy xác nhận theo quy định | 15-25 triệu đồng |
| Doanh nghiệp sử dụng từ 1-10 người vi phạm | 60-90 triệu đồng |
| Doanh nghiệp sử dụng từ 11-20 người vi phạm | 90-120 triệu đồng |
| Doanh nghiệp sử dụng từ 21 người vi phạm trở lên | 120-150 triệu đồng |
Mức phạt đối với doanh nghiệp đã được quy đổi theo nguyên tắc phạt tổ chức gấp hai lần cá nhân.
Ngoài xử phạt hành chính, người lao động nước ngoài còn có thể bị trục xuất khỏi Việt Nam theo quy định.
Bên cạnh đó, giấy tờ chưa hoàn tất có thể ảnh hưởng đến việc duy trì nhân sự và triển khai dự án. Điều này cũng gây khó khăn cho doanh nghiệp trong việc đảm bảo tiến độ vận hành.
Vì vậy, doanh nghiệp cần kiểm tra giấy phép, giấy xác nhận miễn và giấy tờ cư trú trước khi bố trí nhân sự.
6. Những lưu ý giúp doanh nghiệp quản lý lao động nước ngoài hiệu quả
Để hạn chế sai sót khi sử dụng lao động nước ngoài, doanh nghiệp cần lưu ý một số vấn đề quan trọng.
Kiểm tra điều kiện miễn giấy phép trước khi tuyển dụng
Không phải mọi chuyên gia ngắn hạn hoặc nhà quản lý đều được miễn giấy phép lao động. Vì vậy, doanh nghiệp cần xác định đúng đối tượng để lựa chọn thủ tục phù hợp.
Theo dõi thời hạn giấy tờ
Giấy phép lao động, giấy xác nhận miễn và thẻ tạm trú có thể có thời hạn khác nhau. Do đó, doanh nghiệp nên theo dõi riêng từng loại để tránh hết hiệu lực trong quá trình làm việc.
Thực hiện đúng nghĩa vụ thông báo
Một số trường hợp miễn giấy phép không cần xin giấy xác nhận nhưng vẫn phải thông báo với cơ quan có thẩm quyền. Việc thông báo phải thực hiện trước ngày dự kiến bắt đầu làm việc ít nhất 3 ngày làm việc.
Kiểm tra thông tin khi thay đổi công việc
Khi người nước ngoài thay đổi vị trí, hình thức hoặc địa điểm làm việc, doanh nghiệp cần kiểm tra yêu cầu pháp lý. Tùy trường hợp, doanh nghiệp có thể phải thực hiện thủ tục cấp mới hoặc cấp lại giấy phép.
Chuẩn bị hồ sơ từ sớm
Các giấy tờ như lý lịch tư pháp, giấy khám sức khỏe và bằng cấp có thể mất nhiều thời gian chuẩn bị. Ngoài ra, một số tài liệu cần hợp pháp hóa lãnh sự hoặc dịch thuật.
Vì vậy, doanh nghiệp nên lập kế hoạch hồ sơ trước ngày dự kiến bắt đầu làm việc. Điều này giúp hạn chế chậm trễ trong tuyển dụng và triển khai dự án.
NIC Global – Giải pháp nhân sự toàn diện
Tuyển dụng người nước ngoài đòi hỏi doanh nghiệp tuân thủ đồng thời quy định về lao động và xuất nhập cảnh. Trong đó, giấy phép lao động, giấy xác nhận miễn và thẻ tạm trú cần được xem xét theo từng trường hợp.
Nghị định 219/2025/NĐ-CP đã điều chỉnh nhiều quy định về điều kiện, hồ sơ và quy trình cấp phép. Vì vậy, doanh nghiệp cần cập nhật quy định và xác định đúng đối tượng. Đồng thời, các thủ tục cần hoàn tất trước khi bố trí người nước ngoài làm việc.
Với hơn 24 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực dịch vụ nhân sự, NIC Global cung cấp các giải pháp toàn diện:
- Employer of Record (EOR): Hợp thức hóa nhân sự
- Staffing: Cho thuê lại lao động
- Payroll Outsourcing: Thuê ngoài tính lương
- Headhunt (ESS): Tuyển dụng nhân sự cấp trung và cấp cao
- Mass Recruitment: Tuyển dụng số lượng lớn
Các giải pháp giúp doanh nghiệp đơn giản hóa quản lý lao động, tối ưu vận hành và giảm gánh nặng hành chính.
Đồng thời, NIC Global hỗ trợ doanh nghiệp quản lý nhân sự trong nước và nước ngoài theo phạm vi dịch vụ thống nhất. Qua đó, doanh nghiệp có thể tập trung nguồn lực vào hoạt động kinh doanh cốt lõi.
Để biết thêm thông tin, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua:
Email: info@nicvn.com
Fanpage: NIC Global – Human Resource Solutions
Linkedin: NIC Global Sourcing JSC
Địa chỉ trụ sở chính:
– Văn phòng Hà Nội: 3A Thi Sách, Phường Hai Bà Trưng, TP. Hà Nội
– Văn phòng TP. HCM: 158A Võ Thị Sáu, Phường Xuân Hòa, TP. Hồ Chí Minh.
1. Dịch vụ tính lương
2. Dịch vụ thuê ngoài nhân sự
3. Dịch vụ hợp thức hóa lao động
Giải pháp nhân sự
thiết kế riêng biệt !
