Kế toán tiền lương là ai? Công việc của Kế toán Tiền lương là gì? Hãy cùng NIC Global tham khảo trong bài viết dưới đây nhé

1. Kế toán tiền lương là gì?

Kế toán tiền lương là một vị trí rất quan trọng trong doanh nghiệp, cũng chịu trách nhiệm “Tay hòm chìa khoá” nhưng kế toán tiền lương đòi hỏi những nghiệp vụ riêng biệt, theo đó:

Kế toán tiền lương là việc hạch toán tiền lương dựa vào các yếu tố chính như: bảng chấm công, ngày giờ tăng ca, phụ cấp, hợp đồng khoán,… để thanh toán lương và bảo hiểm cho người lao động trong doanh nghiệp.

Kế toán tiền lương sẽ lập bảng thanh toán lương, thực hiện các khoản trích theo lương cho người lao động một cách hợp lý. Bên cạnh đó, một nhiệm vụ vô cùng quan trọng của kế toán tiền lương là đảm bảo cân đối chi phí cho doanh nghiệp.

2. Chức năng công việc của kế toán tiền lương là gì?

Như đã phân tích ở trên, chức năng của Kế toán tiền lương là phải đảm nhận trách nhiệm hạch toán tiền lương dựa trên các yếu tố như: bảng chấm công, phiếu làm thêm giờ, chấm tăng ca, bảng theo dõi công tác hợp đồng lao động, bảng kê chi tiết phụ cấp…

Kế toán tiền lương sẽ lập bảng thanh toán lương, thực hiện các khoản trích theo lương cho người lao động một cách hợp lý nhất có thể. Bên cạnh đó, một nhiệm vụ vô cùng quan trọng của kế toán lương là đảm bảo sự cân bằng chi phí cho doanh nghiệp.

Xem thêm: Nhân Sự Tiền Lương Toàn Tập Trong Doanh Nghiệp

3. Công Việc Của Người Làm Kế Toán Tiền Lương

Quản lý kỳ lương chính: Người làm kế toán tiền lương trong doanh nghiệp cần đảm bảo việc quản lý kỳ lương chính.

Các công việc kế toán tiền lương cụ thể như sau:

• Theo dõi, phản ánh kịp thời số lượng NLĐ, thời gian lao động, tính chính xác tiền lương phải trả cho NLĐ ( gồm tiền lương, tiền phép năm, tiền thưởng…) vào đúng từng bộ phận có liên quan (như CP tiền lương cho nhân công trực tiếp là TK 622, CP tiền lương của sản xuất chung là TK 154, CP tiền lương của bộ phận bán hàng là TK 6422, CP tiền lương của bộ phận quản lý là TK 6421).
• Tính toán chính xác, kịp thời, đúng chính sách chế độ về các khoản tiền lương, tiền thưởng, các khoản trợ cấp phải trả cho người lao động.
• Xây dựng kỳ tính lương với nhiều thông số chi tiết như loại lương, cách tính giờ làm, ngày bắt đầu và kết thúc kỳ lương, trị giá cơ bản để tính,…
• Tính toán và phân bổ chính xác, đúng đối tượng các khoản tiền lương, khoản trích BHXH, BHYT, BHTN, chi phí công đoàn vào chi phí sản xuất kinh doanh
• Tính các khoản thu nhập/giảm trừ lương cuối kỳ để áp dụng cho một nhóm nhân viên hoặc cho một nhân viên cụ thể.
• Áp dụng các tỷ giá hối đoái mới nhất trong trường hợp trả lương bằng ngoại tệ để đảm bảo tính lương chính xác.
• Hoàn thiện bộ hồ sơ chứng từ của tiền lương để đủ cơ sở chắc chắn tính vào chi phí hợp lý khi quyết toán thuế TNDN.
• Đưa bảng tính các đợt tạm ứng lương dựa trên thông tin lương nhân viên, thông tin kỳ lương và dữ liệu chấm công.
• Tính các chỉ tiêu nghĩa vụ với nhà nước theo lương như thuế TNCN, BHXH, BHYT đầy đủ và chính xác.
• Lập báo cáo về lao động, tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ thuộc phạm vi trách nhiệm của kế toán. Tổ chức phân tích tình hình sử dụng lao động, quỹ tiền lương, quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ.
• Quản lý và theo dõi các khoản quỹ của nhân viên, tự động trừ lương vào quỹ, theo dõi các chỉ tiêu quỹ.
• Quản lý các khoản thu nhập khác ngoài lương để quyết toán thuế TNCN cuối năm.

Quản lý việc tạm ứng lương:

• Quản lý các đợt tạm ứng lương trong tháng của công ty.
• Tính tạm ứng lương cho toàn thể công ty, cho một nhóm nhân viên hoặc cho một nhân viên.
• Xây dựng mức tạm ứng lương linh hoạt như: số % lương cơ bản hoặc giá trị tiền riêng cho từng nhân viên.

4. Kỹ năng cần có của một kế toán tiền lương

a, Những yêu cầu cơ bản của một kế toán tiền lương:

• Nắm vững nghiệp vụ xử lý bảng lương của nhân viên, nghiệp vụ tính lương, phụ cấp, bảo hiểm xã hội (BHXH)…vì lương thưởng ảnh hưởng đến đời sống của người lao động đồng thời cũng ảnh hưởng đến chi phí & lợi nhuận của doanh nghiệp. Do đó, kỹ năng đầu tiên mà kế toán tiền lương cần nắm vững là nghiệp vụ của chính bản thân mình.
• Hiểu về các khoản phụ cấp, khấu trừ…
• Biết cách khai báo thuế thu nhập cá nhân.
• Nắm vững và hiểu rõ về Luật Bảo hiểm xã hội, Luật Bảo hiểm y tế, Bộ Luật lao động, Luật Thuế,… cập nhật liên tục để tuân thủ các quy định của cơ quan nhà nước.
• Cẩn thận, tỉ mỉ nhưng đồng thời cũng cần nhanh nhẹn 1 chút do phải xử lý và làm việc với các con số rất nhiều.

b, Yêu cầu bắt buộc đối với người làm kế toán tiền lương:

• Bảng chấm công cần đảm bảo phải thật chuẩn xác.
• Dựa vào bảng chấm công và các giấy tờ liên quan như giấy xin nghỉ phép, quy chế lương thưởng,…tính chính xác số tiền BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ vào chi phí, các khoản phụ cấp, trợ cấp,…theo đúng quy định của pháp luật và quy chế của doanh nghiệp.
• Nếu làm trên excel nên chú ý công thức, cách tính phải thật chính xác, đặc biệt là các chỉ tiêu lương của từng người và tổng lương của toàn công ty. Công thức excel chỉ cần sai 1 ly là đi nhiều nhiều dặm luôn
• Nếu kiêm chi lương thì phải đếm tiền/check lại số tài khoản chuyển tiền thật cẩn thận.
• Nếu làm lương cho công nhân theo sản phẩm thì hạn chế làm tròn vì người lao động ăn theo sản phẩm rất vất vả, dù bớt một chút để làm tròn thôi cũng thiệt cho họ.
• Nếu tính lương trên phần mềm kế toán, người làm kế toán cần nhập dữ liệu chính xác và kiểm tra, đối chiếu lại báo cáo cẩn thận.
• Không được ẩu, không được ẩu, tuyệt đối không được ẩu -> Dù là 1+1 bằng 2 cũng phải bấm máy tính. Cẩn thận đến từng con số một

Xem thêm: Cách hạch toán chi phí tiền lương chi tiết cho doanh nghiệp nhỏ

5. Các chứng từ sử dụng khi thực hiện công việc của kế toán tiền lương

• Bảng chấm công.
• Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc khối lượng công việc hoàn thành.
• Hợp đồng lao động.
• Bảng thanh toán lương và BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ
• Lập đề nghị thanh toán lương,
• Bảng tạm ứng lương.
• Báo cáo quyết toán thuế TNCN.
• Bảng thanh toán tiền thưởng.
• Các quyết định thôi việc, chấm dứt Hợp đồng
• Các hồ sơ, giấy tờ khác liên quan

Những lưu ý khi thực hiện công việc kế toán lương

Hồ sơ, chứng từ của kế toán tiền lương cần chuẩn bị khi quyết toán thuế (Quan trọng):

Chúng ta đã biết rằng, với cơ quan thuế thì cho dù khoản chi của doanh nghiệp là có thật và chính xác 100% nhưng không có đủ chứng từ chứng mình thì khoản chi đó vẫn không được trừ.

Vì thế, khi hạch toán chi phí tiền lương, kế toán cần tập hợp đủ các hồ sơ, chứng từ cơ bản như:

• Hợp đồng lao động
• Bảng chấm công, bảng theo dõi làm thêm giờ
• Bảng thanh toán tiền lương
• Phiếu chi lương (hoặc chứng từ phản ánh chi lương)
• Bảng ký nhận lương của nhân viên.

Chi tiền lương, tiền công, tiền thưởng cho người lao động thuộc một trong các trường hợp sau sẽ không được trừ:

Thứ nhất: Các khoản tiền lương, tiền thưởng, chi mua bảo hiểm nhân thọ cho người lao động không được ghi cụ thể điều kiện được hưởng và mức được hưởng tại một trong các hồ sơ sau:

• Hợp đồng lao động;
• Thoả ước lao động tập thể;
• Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn;
• Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty.

Thứ hai: Tiền lương, tiền công của chủ doanh nghiệp tư nhân, chủ công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên (do một cá nhân làm chủ); thù lao trả cho các sáng lập viên, thành viên của hội đồng thành viên, hội đồng quản trị mà những người này không trực tiếp tham gia điều hành sản xuất, kinh doanh.

Quy trình làm việc của kế toán tiền lương

Có rất nhiều quy trình trong quá trình là việc kế toán lương. Trong đó quan trọng nhất là quy trình trả lương cho người lao động. Cụ thể được thực hiện như sau

• Bước 1: Bộ phận chấm công sẽ đảm nhiệm việc chấm công cho người lao động hằng ngày.
• Bước 2: Kế toán sẽ tính toán tiền lương dựa trên bảng chấm công và các chứng từ liên quan.
• Bước 3: Lập bảng thanh toán tiền lương, thưởng, các khoản phải nộp khác, sau đó lập báo cáo cho Kế toán trưởng kiểm tra.

Trường hợp được duyệt: Bảng thanh toán tiền lương sẽ tiếp tục được chuyển cho Giám đốc xét duyệt và ký (bước 4).

Trường hợp không được duyệt: chuyển trả lại cho bộ phận kế toán lương để xem xét lại.

• Bước 4: Giám đốc xem xét, duyệt và ký vào bảng lương sau đó chuyển lại cho kế toán trưởng, rồi lại chuyển ngược cho kế toán lương.
• Bước 5: Căn cứ vào bảng lương đã được ký duyệt bởi Giám đốc, kế toán tiền lương có nhiệm vụ trả lương cho người lao động.
• Bước 6: Người lao động nhận lương và ký nhận.

Về NIC Global

NIC Global là một trong những thương hiệu đầu tiên tại Việt Nam cung cấp các giải pháp và dịch vụ tính lương chuyên nghiệp cho doanh nghiệp. Các nghiệp vụ lương từ xưa đến này đòi hỏi nguồn lực, thời gian và độ chính xác cao. Đặc biệt trước những thay đổi, cập nhật liên tục từ các chính sách, quy định pháp luật, càng đòi hỏi doanh nghiệp phải cập nhật liên tục để đảm bảo quyền lợi cho người lao động đồng thời cũng không vi phạm các quan hệ lao động với cơ quan có thẩm quyền.

Dịch vụ tính lương của NIC bao gồm các nghiệp vụ:

• Quản lý lương & tính tiền lương
• Quản lý các loại bảo hiểm bắt buộc
• Quản lý thuế TNCN của nhân sự
• Quản lý quan hệ lao động
• Các nghiệp vụ khác

Doanh nghiệp có nhu cầu vui lòng liên hệ yêu cầu dịch vụ Qua đây