Những vấn đề doanh nghiệp “đắn đo” khi mới gia nhập thị trường Việt Nam

Việt Nam là một quốc gia đang phát triển từng ngày, theo dự đoán của Wordbank, GDP của Việt nam được dự báo ​​sẽ tăng 7,5% trong năm 2022 và 6,7% trong năm 2023. Đây là một con số vô cùng ấn tượng, nhất là sau khi vừa trải qua 2 năm ảnh hưởng của đại dịch Covid 19.

Có thể nói, thị trường Việt Nam vô cùng tiềm năng đối với các doanh nghiệp nước ngoài gia nhập và đầu tư. Tuy nhiên, thực tế cho thấy không chỉ các doanh nghiệp nước ngoài mà chính các doanh nghiệp trong nước khi muốn gia nhập vào thị trường, cũng đều gặp phải những băn khoăn về các quy định và vô vàn những thủ tục giấy tờ khác nhau. Đặc biệt đối với quan hệ lao động, vốn là một trong những mối quan hệ phức tạp đòi hỏi rất nhiều những quy trình và thủ tục nhằm đảm bảo quyền lợi cho cả người sử dụng lao động và người lao động. Do đó, không ít doanh nghiệp cảm thấy “ngao ngán”, một số lượng lớn khác thì mắc phải các sai phạm và phải chịu những khoản phạt sau các đợt thanh tra, nghiêm trọng hơn thậm chí doanh nghiệp có thể bị tước giấy phép kinh doanh. 

Xem thêm: Thuê Ngoài Dịch Vụ Tính Lương Doanh Nghiệp Nhỏ Cần Lưu Ý Điều Gì

Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng dịch vụ tính lương thuê ngoài

Với những vấn đề mà bất cứ chủ doanh nghiệp nào cũng đều đã và đang gặp phải, câu hỏi đặt ra là liệu rằng có giải pháp nào giúp doanh nghiệp giảm thiểu những rủi ro này không? 

Trên thực tế có rất nhiều đơn vị đứng ra nhận các nhiệm vụ đảm bảo tránh các rủi ro về pháp lý, thủ tục và sai sót cho doanh nghiệp. Đó có thể là các đơn vị về tư vấn luật, tư vấn thuế hoặc dịch vụ nhân sự. Một trong số các giải pháp được các doanh nghiệp ưu tiên hiện nay chính là dịch vụ tính lương thuê ngoài.

Dịch vụ tính lương giúp các nhà quản lý có thể linh hoạt quản lý lương và chi trả lương cho người lao động bất cứ lúc nào và bất cứ đâu. Đây là phương thức mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho các nhà quản lý không chỉ trong hoạt động chi trả lương mà còn liên quan đến rất nhiều thủ tục khác nữa.

Tính lương là một phần quan trọng của bất kì doanh nghiệp nào, nó ảnh hưởng đến việc bạn đạt được và giữ chân nhân sự giỏi. Nhưng quy trình tính lương có thể trở nên quá phức tạp và tốn nhiều thời gian. Nếu xảy ra các lỗi từ việc tính toán hoặc số liệu nhập vào bị sai sót thì nó sẽ ảnh hưởng rất đáng kể đến tinh thần nhân sự

Thật may mắn vì bạn không cần thiết phải tự tay gánh vác những công việc phức tạp kể trên một mình. Dưới đây là 10 lợi ích mà dịch vụ tính lương có thể mang lại cho doanh nghiệp của bạn

10 lợi ích của dịch vụ tính lương

01. Gia tăng hiệu quả

Sử dụng dịch vụ tính lương thuê ngoài giúp nhà quản lý giành lại nhiều thời gian hơn trong công việc. Loại bỏ những tác vụ lặp lại liên tục một cách nặng nề giúp bạn có thể nâng cao hiệu suất và tăng hiệu quả trong công việc nói chung. 

02. Giảm rủi ro sai sót

Một trong những lợi ích quan trọng nhất của dịch vụ tính lương thuê ngoài đó là giảm những khả năng sai sai sót. Thông qua các phần mềm và công cụ tự động hoá quy trình, cùng đội ngũ chuyên gia về tính lương, bạn sẽ không phải lo lắng về những rủi ro trong việc nhập liệu hay tính toán tiền lương nữa.

03. Tiết kiệm chi phí

Thuê ngoài dịch vụ tính lương đồng thời cũng giúp doanh nghiệp cắt giảm và tối ưu chi phí vận hành trong hoạt động tính lương và quy trình nhân sự. Bên cạnh đó rất nhiều các khoản chi phí khác như chi phí mặt bằng, văn phòng phẩm, in ấn, chi phí vận chuyển,… đều sẽ được cắt giảm khi bạn sử dụng dịch vụ tính lương.

04. Được hỗ trợ từ các chuyên gia

Rõ ràng là công ty dịch vụ tính lương sẽ có những chuyên gia về tính lương, bạn sẽ nhận được những tư vấn trực tiếp từ các chuyên gia để tối ưu thang bảng lương, tối ưu mức lương thưởng phù hợp cho nhân sự. Đặc biệt, nghiệp vụ lương do họ xử lý chắc chắn sẽ đảm bảo chính xác và tốc độ hơn hẳn việc doanh nghiệp tự thực hiện

05. Bảo mật thông tin nâng cao

Việc tính lương nội bộ đi kèm nhiều rủi ro về bảo mật. Doanh nghiệp chưa có nhiều công cụ nhằm lưu trữ cũng như mã hoá thông tin sẽ rất dễ dàng bị hack hoặc rải rác mất đi. Một số doanh nghiệp lưu trữ thông tin bảng lương một cách thủ công và vô cùng mất thời gian khi phải truy xuất hay tìm lại hồ sơ. Ngược lại, khi tìm kiếm dịch vụ tính lương thuê ngoài, doanh nghiệp sẽ sử dụng qua các phần mềm và công cụ tính lương có tính bảo mật cao, đảm bảo thông tin của nhân sự được bảo mật và backup liên tục. Đồng thời nhà quản lý và nhân sự cũng dễ dàng có thể xem phiếu lương bất cứ lúc nào.

06. Tiết kiệm thời gian và công sức.

Thời gian và công sức là tiền, là lợi nhuận của doanh nghiệp. Do đó, tiết kiệm thời gian là việc vô cùng quan trọng trong quy trình của bất cứ doanh nghiệp nào. Chúng ta có những quy trình PDCA để liên tục cải tiến và tối ưu hệ thống. Và dịch vụ tính lương cũng chính là một lựa chọn giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian xử lý những thủ tục và tính toán phức tạp. Thay vì ngày ngày phải nhảy nhót quay cuồng với những con số, những công thức và thủ tục rối rắm thì nay công ty dịch vụ tính lương sẽ thay thế bạn xử lý chúng. 

07. Tập trung vào kinh doanh

Việc loại bỏ các thủ tục tính lương phức tạp giúp bạn có nhiều thời gian hơn để tập trung vào công việc kinh doanh cốt lõi (Ví dụ như mở rộng thị trường, tối ưu sản xuất để nâng cao sản lượng đầu ra,…). Đây cũng là một trong những lý do mà doanh nghiệp ưu tiên sử dụng dịch vụ tính lương thuê ngoài bởi họ muốn tập trung vào các công việc kinh doanh cốt lõi và ngày càng tinh gọn hệ thống hơn. Từ đó họ có thể đi nhanh hơn rất nhiều

08. Lợi ích công nghệ 

Với dịch vụ tính lương thuê ngoài, bạn hoàn toàn có thể kiểm soát được các khoản chi, tiền lương chi tiết của từng nhân sự cũng như của toàn thể công ty một cách vô cùng dễ dàng thông qua các phần mềm tính lương. Các công ty dịch vụ tính lương chuyên nghiệp sẽ có những phần mềm chuyên biệt để tính lương và gửi báo cáo cho nhà quản lý mỗi tháng. Từ đó nhà quản lý có thể dễ dàng theo dõi mọi lúc mọi nơi về quỹ lương hiện tại của doanh nghiệp

09. Tăng tính chuyên nghiệp trong hệ thống.

Trừ khi doanh nghiệp của bạn là công ty kế toán & tính lương, nếu không, bạn thực sự nên sử dụng dịch vụ từ một đơn vị thứ 3. Việc này giúp bạn hạn chế những công việc không thực sự chuyên nghiệp mà chuyển giao chúng cho những chuyên gia thực hiện. Từ đó giúp hệ thống của bạn hoạt động một cách chuyên nghiệp hơn trong tất cả các công đoạn.

10. Tuân thủ quy định pháp luật

Sử dụng dịch vụ tính lương thuê ngoài giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định mới nhất. Hoạt động tính lương không chỉ là công việc tính toán đơn thuần mà đòi hỏi tuân thủ rất nhiều các quy định luật khác nhau về Thuế, Bảo hiểm, Các khoản trợ cấp và khấu trừ. Chưa kể doanh nghiệp có người lao động nước ngoài thì các thủ tục sẽ còn phức tạp hơn. Do đó, việc liên tục cập nhật các quy định đòi hỏi nhà quản lý cần có đội ngũ pháp lý đi kèm để hỗ trợ bộ phận tính lương nội bộ. Rõ ràng đây không phải phương án tối ưu khi đã có công ty dịch vụ tính lương luôn cập nhật thay cho bạn với dịch vụ tính lương chuyên nghiệp.

Làm cách nào để lựa chọn đối tác tính lương thuê ngoài phù hợp?

Tìm kiếm một đối tác chưa bao giờ là đơn giản, như đã phân tích ở trên, nghiệp vụ tính lương là vô cùng quan trọng và phức tạp đối với doanh nghiệp. Rất nhiều nhà quản lý có tâm lý “đắn đo” và chấp nhận “sống chung với khó” chỉ vì họ chưa tự tin “giao thân gửi phận” cho một đối tác dịch vụ phù hợp.

Một đối tác phù hợp sẽ giúp việc chuyển giao hồ sơ nhân sự, thông tin và công việc diễn ra một cách nhanh chóng. Các quy trình tính toán lương và vận hành sau đó sẽ được diễn ra trơn tru và chuyên nghiệp. Dưới đây là một số lưu ý để chọn đúng công ty tính lương thuê ngoài phù hợp

1. Xác định rõ yêu cầu cần đạt được

Mục đích bạn tìm kiếm dịch vụ này là gì? Liệu bạn đang cần tối ưu chi phí hay cần một chuyên gia tính lương? Bạn là doanh nghiệp trong nước hay nước ngoài muốn đầu tư vào Việt Nam? Công ty của bạn có nhân sự của nhiều đất nước khác nhau thì cần làm gì cho đúng Luật…

Đánh giá rõ ràng nhu cầu của bản thân giúp cho 2 bên dễ dàng match với nhau hơn. Đồng thời nhà quản lý cũng nên tìm hiểu qua về dịch vụ mình cần sử dụng, đánh giá tác động mà việc sử dụng dịch vụ có thể ảnh hưởng tới doanh nghiệp. Từ đó giúp những buổi pitching có thể dễ dàng đi đến kết quả thay vì những câu hỏi không có lời giải đáp

2. Đối tác của bạn có chuyên nghiệp

Một đối tác chuyên nghiệp sẽ thực sự giải quyết các bài toán khó cho doanh nghiệp thay vì chỉ chăm chăm thu tiền dịch vụ. Nhất là về sự hiểu biết và cập nhật sự thay đổi của các quy định pháp luật đòi hỏi một đối tác thực sự có năng lực mới có thể giải quyết được hiệu quả.

Ví dụ: Cùng là một văn bản ban hành thay đổi lương tối thiểu vùng, mỗi một khu vực lại có cách hiểu và áp dụng khác nhau. Câu hỏi đặt ra là làm thế nào để vừa phù hợp với các cơ quan có thẩm quyền mà vừa mang lại lợi ích cho doanh nghiệp và người lao động. Một đối tác chuyên nghiệp sẽ cho bạn giải pháp phù hợp.

3. Họ có tư duy mở và hỗ trợ nhiệt tình

Một trong những tiêu chí vô cùng quan trọng khi lựa chọn bất kỳ dịch vụ nào đó là sự hỗ trợ nhiệt tình và tư duy sẵn sàng phối hợp với doanh nghiệp để giải quyết vấn đề. Một đối tác hời hợt, không hỗ trợ bạn hoặc luôn có tư duy bảo thủ sẽ rất khó để làm việc chung. Đôi khi càng gây ra phức tạp cho quy trình và hệ thống của chính doanh nghiệp.

4. Chi phí là thứ cần đong đếm

Rõ ràng việc sử dụng dịch vụ sẽ mang đến nhiều lợi ích và tiện ích lâu dài cho doanh nghiệp. Song, chi phí vẫn là thứ mà chủ doanh nghiệp cần phải cân đối. Khi đặt lên bàn cân giữa việc xây dựng và duy trì một bộ phận kế toán tiền lương, pháp lý, quản lý tiền lương và việc sử dụng dịch vụ, nhà quản lý cần liệt kê một cách cụ thể các khoản đã đang và sẽ phải bỏ ra (Ví dụ: Thuê nhân sự nội bộ đòi hỏi phải có chi phí đào tạo, chi phí cố định, các chi phí vận hành… còn khi sử dụng dịch vụ thì có bị thu thêm những khoản chi phí nào khác ngoài dịch vụ ban đầu đã thoả thuận hay không…).

Xem thêm: Lương 3P Là Gì? Cách Triển Khai Lương 3P Cho Doanh Nghiệp Vừa Và Nhỏ

5. Một đối tác uy tín là quan trọng hơn cả

Bên cạnh vấn đề về chi phí thì một đối tác uy tín là sự lựa chọn quan trọng hơn cả. Khác với những dịch vụ dùng 1 lần, mua về là xong. Dịch vụ tính lương đòi hỏi doanh nghiệp và đối tác phải liên tục phối hợp làm việc hàng tháng, hàng năm. Một mối quan hệ lâu dài hay một sự hợp tác tai tiếng trong suốt quá trình hoạt động của cả 2 doanh nghiệp sẽ quyết định bởi quá trình cung ứng dịch vụ.

Thành lập từ 2002, với kinh nghiệp 20 năm cung ứng dịch vụ tính lương thuê ngoài tại Việt Nam, NIC Global được coi là một trong những công ty đầu tiên tiên phong trong các giải pháp nhân sự và lương tại Việt Nam. Đội ngũ chuyên gia nhân sự, chuyên gia về lương hàng đầu cùng uy tín được xây dựng và khẳng định suốt 20 năm qua bởi rất nhiều các đối tác và khách hàng trong và ngoài nước. NIC Global tự hào là đối tác của hơn 1000+ doanh nghiệp, xử lý trên 50.000+ phiếu lương mỗi tháng, chúng tôi đã đang và liên tục cung cấp các giải pháp nhân sự, giải pháp tiền lương chuyên nghiệp cho các khách hàng.

Về dịch vụ tính lương thuê ngoài của NIC

Dịch vụ tính lương của NIC Global là một trong những lựa chọn được khách hàng ưu tiên bởi đảm bảo tính chính xác – nhanh chóng – chuyên nghiệp.

Khách hang có thể dễ dàng tinh gọn bộ máy, chuyển giao một phần hoặc toàn bộ công việc tính lương cho NIC Global để tập trung vào các hoạt động kinh doanh nhằm gia tăng lợi nhuận.

Ngoài ra, NIC Global đồng thời cung cấp các giải pháp nhân sự thiết kế riêng biệt hoặc theo gói linh hoạt đáp ứng nhu cầu : cho thuê lại lao động, tuyển dụng; quản lý nhân sự; sorting, headhunting, và các dịch vụ nhân sự khác theo yêu cầu riêng biệt của từng khách hàng,..

Liên hệ NIC ngay hôm nay để nhận tư vấn và giải pháp tiền lương cho doanh nghiệp tại đây.