Hợp đồng lao động điện tử bắt buộc gắn mã định danh trên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử

Một trong những điểm mới mang tính quản lý tập trung của Nghị định 337/2025/NĐ-CP; là quy định về mã định danh (ID) của hợp đồng lao động điện tử. Theo đó, hợp đồng lao động điện tử sau khi được các bên ký số hoàn tất; không chỉ lưu trữ nội bộ tại doanh nghiệp hoặc nhà cung cấp dịch vụ; mà còn phải được gửi về Nền tảng hợp đồng lao động điện tử để gắn ID theo quy định của Bộ Nội vụ.

Việc gửi hợp đồng về nền tảng này phải được thực hiện trong vòng 24 giờ kể từ thời điểm bên sau cùng ký số. Trách nhiệm này thuộc về nhà cung cấp dịch vụ eContract; không phải doanh nghiệp hay người lao động. Quy định này buộc doanh nghiệp, trên thực tế; phải lựa chọn nhà cung cấp eContract đáp ứng đầy đủ điều kiện pháp lý; và năng lực kết nối hệ thống, thay vì chỉ quan tâm đến tính tiện lợi hay chi phí.

Từ góc độ triển khai thực tế:

NIC Global cho biết nhiều doanh nghiệp hiện nay vẫn đang sử dụng các giải pháp ký điện tử mang tính nội bộ; chưa có khả năng kết nối với Nền tảng hợp đồng lao động điện tử theo chuẩn do cơ quan quản lý nhà nước ban hành. Điều này tiềm ẩn rủi ro khi hợp đồng đã ký nhưng không được gắn mã định danh đúng quy định; dẫn đến khó khăn trong việc chứng minh tính hợp pháp khi thanh tra lao động hoặc phát sinh tranh chấp.

Quy định về mã định danh có ý nghĩa quan trọng trong công tác quản lý nhà nước về lao động; đồng thời giúp giảm thiểu rủi ro làm giả, chỉnh sửa hoặc thất lạc hợp đồng. Khi mỗi hợp đồng được gắn một mã định danh duy nhất, việc tra cứu, đối chiếu thông tin trong các đợt thanh tra lao động; bảo hiểm xã hội hoặc giải quyết tranh chấp sẽ trở nên minh bạch và thuận lợi hơn.

Điều kiện chặt chẽ đối với hợp đồng lao động điện tử thực hiện qua eContract

Nghị định 337/2025/NĐ-CP đặt ra một loạt yêu cầu kỹ thuật và nghiệp vụ đối với việc giao kết hợp đồng lao động điện tử thông qua nền tảng eContract. Đây là điểm mới có tác động trực tiếp đến doanh nghiệp và các nhà cung cấp giải pháp ký hợp đồng điện tử.

Theo quy định, hệ thống eContract phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện về ký số hợp pháp, bảo mật thông tin, lưu trữ dữ liệu và khả năng truy xuất hợp đồng đã giao kết. Hệ thống cũng phải bảo đảm tính toàn vẹn của dữ liệu hợp đồng trong suốt vòng đời sử dụng, từ thời điểm ký kết cho đến khi hợp đồng chấm dứt và được lưu trữ theo quy định. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp không chỉ “ký được hợp đồng”, mà còn phải quản lý được hợp đồng đó trong dài hạn.

Ngoài ra, eContract còn phải có khả năng hỗ trợ doanh nghiệp trong việc báo cáo tình hình sử dụng lao động; tổng hợp số liệu và kết nối kỹ thuật với Nền tảng hợp đồng lao động điện tử thông qua giao diện lập trình ứng dụng (API). Thực tế triển khai tại các doanh nghiệp do NIC Global tư vấn cho thấy; nhiều đơn vị gặp khó khăn khi dữ liệu hợp đồng lao động, hồ sơ nhân sự; và báo cáo lao động không đồng bộ, làm tăng rủi ro sai lệch số liệu khi cơ quan quản lý kiểm tra.

Đối với nhà cung cấp eContract:

Nghị định yêu cầu phải có năng lực công nghệ định danh; và xác thực sinh trắc học, đồng thời phải được cấp phép kinh doanh dịch vụ chứng thực thông điệp dữ liệu theo pháp luật giao dịch điện tử. Quy định này góp phần sàng lọc thị trường, hạn chế tình trạng các nền tảng ký điện tử hoạt động; nhưng không đáp ứng đầy đủ yêu cầu pháp lý trong lĩnh vực lao động.

Yêu cầu định danh và xác thực danh tính người lao động, người sử dụng lao động

Một điểm mới khác mang tính nền tảng của Nghị định 337/2025/NĐ-CP; là yêu cầu định danh đúng chủ thể giao kết hợp đồng. Theo đó, việc ký hợp đồng lao động điện tử chỉ được thực hiện; khi hệ thống có thể xác thực chính xác danh tính của cả; người lao động và người sử dụng lao động.

Đối với cá nhân:

Việc xác thực danh tính được thực hiện thông qua các giấy tờ hợp lệ; như căn cước công dân, căn cước điện tử, tài khoản định danh điện tử mức độ 2 hoặc hộ chiếu còn thời hạn. Với người lao động là người nước ngoài, hệ thống còn phải kiểm tra tình trạng thị thực nhập cảnh; hoặc giấy tờ chứng minh được miễn thị thực.

Đối với doanh nghiệp:

Cơ quan hoặc tổ chức, việc ký hợp đồng lao động điện tử đòi hỏi; phải có đầy đủ hồ sơ pháp lý chứng minh tư cách pháp nhân; cùng với giấy tờ tùy thân và chữ ký số của người đại diện theo pháp luật. Theo đánh giá của NIC Global, đây là điểm doanh nghiệp dễ phát sinh rủi ro nhất nếu không rà soát kỹ thẩm quyền ký kết; đặc biệt trong các tập đoàn; chi nhánh hoặc doanh nghiệp có nhiều cấp quản lý tham gia ký hợp đồng.

Việc xác thực đúng chủ thể ngay từ đầu không chỉ giúp hợp đồng có giá trị pháp lý vững chắc, mà còn hạn chế tranh chấp liên quan đến thẩm quyền ký, hiệu lực hợp đồng và trách nhiệm pháp lý của các bên.

Quy định rõ ràng về hiệu lực, sửa đổi và chấm dứt hợp đồng lao động điện tử

Nghị định 337/2025/NĐ-CP quy định cụ thể thời điểm có hiệu lực của hợp đồng lao động điện tử; giúp loại bỏ những tranh cãi trước đây liên quan đến thời điểm phát sinh quyền; và nghĩa vụ của các bên. Theo đó, hợp đồng lao động điện tử có hiệu lực kể từ thời điểm bên sau cùng ký số; kèm theo dấu thời gian; và chứng thực thông điệp dữ liệu của nhà cung cấp eContract, trừ khi các bên có thỏa thuận khác.

Không chỉ dừng lại ở hiệu lực ban đầu, nghị định còn cho phép việc sửa đổi, bổ sung, tạm hoãn; hoặc chấm dứt hợp đồng lao động điện tử được thực hiện hoàn toàn bằng hình thức điện tử. Đối với các hợp đồng đã ký bằng văn bản giấy trước đó; doanh nghiệp có thể chuyển đổi sang hợp đồng điện tử để tiếp tục quản lý; và điều chỉnh theo quy trình số hóa, miễn là đáp ứng đầy đủ điều kiện theo quy định.

Một điểm đáng chú ý là các phụ lục hợp đồng, thỏa thuận tạm hoãn; hoặc thông báo chấm dứt đều phải được gắn cùng mã định danh với hợp đồng lao động gốc. Theo NIC Global, quy định này đặc biệt quan trọng trong thực tiễn giải quyết tranh chấp lao động; bởi nó giúp cơ quan chức năng; và doanh nghiệp truy xuất đầy đủ lịch sử giao dịch, tránh tình trạng hồ sơ rời rạc hoặc thiếu tính liên kết.

Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì khi Nghị định 337/2025/NĐ-CP có hiệu lực?

Việc Nghị định 337/2025/NĐ-CP được ban hành; cho thấy xu hướng quản lý lao động đang chuyển mạnh sang môi trường số hóa; và quản lý tập trung dữ liệu. Đối với doanh nghiệp, đây không chỉ là thay đổi về hình thức ký hợp đồng; mà còn là thay đổi về tư duy quản trị nhân sự và tuân thủ pháp luật.

Doanh nghiệp cần rà soát lại toàn bộ quy trình ký kết; lưu trữ và quản lý hợp đồng lao động; đồng thời đánh giá mức độ đáp ứng của các nền tảng eContract đang sử dụng. Trong nhiều trường hợp, việc có sự đồng hành của đơn vị tư vấn nhân sự; pháp lý như NIC Global sẽ giúp doanh nghiệp xác định rõ những điểm chưa phù hợp với Nghị định 337/2025/NĐ-CP; và xây dựng lộ trình chuyển đổi hợp đồng lao động điện tử một cách an toàn; đúng luật và hiệu quả trước thời điểm các quy định được áp dụng đồng bộ từ năm 2026.

Để biết thêm thông tin, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua: