Trong bối cảnh chính sách lao động tại Việt Nam đang liên tục được điều chỉnh nhằm phù hợp với tình hình kinh tế – xã hội mới, các doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý đến những thay đổi quan trọng trong các quy định liên quan đến tính lương, bảo hiểm và thuế thu nhập cá nhân (TNCN) từ năm 2025. Bài viết dưới đây do NIC Global – Giải pháp nhân sự uy tín và chuyên nghiệp – tổng hợp nhằm hỗ trợ bộ phận nhân sự, tài chính và lãnh đạo doanh nghiệp nắm bắt kịp thời để tuân thủ và vận hành hiệu quả.

Tính lương: Siết chặt về minh bạch và hợp đồng

Quy định mới về hình thức trả lương

Từ năm 2025, theo hướng dẫn từ Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội, doanh nghiệp được khuyến khích:

• Thanh toán lương qua tài khoản ngân hàng để đảm bảo minh bạch
• Phát hành phiếu lương điện tử kèm chi tiết các khoản khấu trừ (BHXH, TNCN…)

Ngoài ra, hợp đồng lao động cũng cần ghi rõ phương pháp tính lương; và kỳ trả lương theo đúng thực tế để tránh tranh chấp.

Quản lý lương theo vị trí công việc

Một số địa phương (Hà Nội, TP.HCM…) đang thí điểm việc doanh nghiệp phải xây dựng thang lương theo vị trí công việc; không đơn thuần theo bằng cấp hay thâm niên. Điều này tạo áp lực mới về quản trị nhân sự nhưng đồng thời tăng tính công bằng trong nội bộ.

Bảo hiểm xã hội: Thay đổi trong mức đóng và đối tượng tham gia

Điều chỉnh mức lương đóng bảo hiểm

Từ 1/7/2025, mức lương tối thiểu vùng dự kiến tăng 6–7%, kéo theo mức lương tối thiểu để tính đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc cũng tăng tương ứng. Điều này đồng nghĩa với chi phí bảo hiểm doanh nghiệp phải đóng tăng nhẹ, đặc biệt với nhóm lao động phổ thông.

Mở rộng đối tượng đóng BHXH bắt buộc

Luật Bảo hiểm xã hội sửa đổi dự kiến có hiệu lực từ 2025 mở rộng đối tượng tham gia BHXH bắt buộc, bao gồm cả:

• Người lao động từ 1 tháng trở lên (thay vì 3 tháng như trước)
• Lao động theo hợp đồng thời vụ, part-time

Việc này đòi hỏi bộ phận nhân sự cập nhật nhanh chóng để tránh vi phạm và bị xử phạt hành chính.

Thuế TNCN: Thay đổi về cách khấu trừ và khai báo

Khấu trừ theo biểu thuế lũy tiến mới

Từ 2025, biểu thuế lũy tiến từng phần với 7 bậc thuế dự kiến có điều chỉnh nhỏ về mức giảm trừ gia cảnh, tạo thuận lợi hơn cho người lao động có thu nhập trung bình. Cụ thể:

• Mức giảm trừ bản thân có thể điều chỉnh lên 12 triệu đồng/tháng
• Mức giảm trừ người phụ thuộc có thể tăng lên 5 triệu đồng/tháng

Điều này giúp giảm gánh nặng thuế cho nhóm thu nhập từ 15 – 25 triệu đồng/tháng.

Khai báo thuế điện tử bắt buộc

Từ 2025, tất cả các doanh nghiệp bắt buộc khai báo thuế TNCN qua cổng điện tử của Tổng cục Thuế. Các nền tảng tính lương phải có khả năng tích hợp API để xuất dữ liệu trực tiếp, tránh trùng lặp thủ công.

Vai trò của dịch vụ tính lương trong việc tuân thủ quy định mới

Trong bối cảnh nhiều quy định thay đổi, việc tự xử lý nội bộ trở nên phức tạp và tiềm ẩn rủi ro. Đó là lý do dịch vụ tính lương chuyên nghiệp đang trở thành lựa chọn chiến lược.

NIC Global – Giải pháp toàn diện cho doanh nghiệp

NIC Global đã và đang hỗ trợ hơn 200 doanh nghiệp tại Việt Nam; với dịch vụ tính lương chuẩn hóa và cập nhật theo quy định mới:

• Tự động cập nhật thay đổi về BHXH, TNCN, lương tối thiểu
• Tích hợp khai báo thuế TNCN online và báo cáo bảo hiểm
• Tư vấn chính sách phúc lợi phù hợp với chiến lược nhân sự từng doanh nghiệp

Một số câu hỏi doanh nghiệp thường gặp trong năm 2025

Doanh nghiệp FDI mới vào Việt Nam cần lưu ý gì về quy định tính lương?

Nên áp dụng hệ thống lương minh bạch, hợp pháp từ đầu; có thể thuê ngoài dịch vụ tính lương để đảm bảo tuân thủ chuẩn mực pháp luật Việt Nam.

Làm sao để cập nhật chính xác các mức đóng bảo hiểm?

NIC Global cung cấp bộ công cụ tính BHXH, TNCN mới nhất theo quy định hiện hành; cập nhật tự động mỗi khi có thay đổi từ cơ quan chức năng.

Dự báo tác động của các quy định mới đến doanh nghiệp và người lao động

Đối với doanh nghiệp:

• Tăng chi phí vận hành: Việc điều chỉnh mức lương tối thiểu, mở rộng đối tượng đóng BHXH và cải cách thuế TNCN sẽ khiến tổng chi phí nhân sự tăng, đặc biệt với các doanh nghiệp sử dụng nhiều lao động phổ thông.
• Cần chuẩn hóa hệ thống lương – thưởng: Các quy định mới đòi hỏi doanh nghiệp phải có hệ thống lương minh bạch, dễ kiểm toán. Những doanh nghiệp chưa xây dựng thang bảng lương; theo vị trí sẽ gặp khó khăn khi bị kiểm tra hoặc tranh chấp.
• Gia tăng nhu cầu về phần mềm nhân sự và dịch vụ thuê ngoài: Xu hướng tự động hóa quy trình tính lương, khai báo thuế, báo cáo BHXH sẽ bùng nổ từ 2025. Các doanh nghiệp sẽ có nhu cầu cao về dịch vụ HR Outsourcing để giảm thiểu rủi ro pháp lý.

Đối với người lao động:

• Tăng thu nhập thực nhận: Nhờ vào việc nâng mức giảm trừ gia cảnh, người lao động có thể “giữ lại” nhiều hơn sau khi trừ thuế.
• Tăng quyền lợi BHXH: Khi số người tham gia BHXH mở rộng, nhiều lao động thời vụ, part-time sẽ được bảo vệ tốt hơn về mặt an sinh xã hội.
• Áp lực phải hiểu biết pháp luật: Người lao động cũng cần chủ động cập nhật chính sách, nắm rõ các khoản bị trừ trong lương để tránh hiểu lầm với doanh nghiệp.

05 Lưu ý thực tiễn để doanh nghiệp thích ứng từ năm 2025

Để thích ứng hiệu quả, NIC Global khuyến nghị doanh nghiệp nên:

• Rà soát lại toàn bộ hợp đồng lao động để đảm bảo các điều khoản về lương, BHXH và thuế đúng quy định mới
• Xây dựng lại thang bảng lương theo vị trí công việc nhằm đảm bảo tính minh bạch và công bằng
• Chuyển đổi sang phần mềm tính lương có tích hợp tính năng kê khai thuế và bảo hiểm
• Huấn luyện nhân sự kế toán – HR về các quy định mới để tránh sai sót khi thực hiện
• Xem xét sử dụng dịch vụ tính lương thuê ngoài để tiết kiệm thời gian, chi phí và đảm bảo tuân thủ

Những sai lầm thường gặp khi doanh nghiệp không cập nhật quy định mới

Nhiều doanh nghiệp vẫn đang vận hành hệ thống tính lương; bảo hiểm và thuế TNCN theo những quy định cũ; không còn phù hợp trong bối cảnh pháp lý hiện nay. Điều này không chỉ gây sai lệch dữ liệu; mà còn tiềm ẩn nhiều rủi ro về tài chính và pháp lý:

• Doanh nghiệp dễ mắc lỗi trong việc áp dụng sai mức giảm trừ gia cảnh hoặc biểu thuế lũy tiến mới, dẫn đến việc nộp thiếu hoặc nộp thừa thuế TNCN.
• Chậm cập nhật mức lương tối thiểu vùng làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc, khiến mức đóng bảo hiểm không đúng, bị truy thu và chịu phạt từ cơ quan BHXH.
• Thiếu chứng từ hoặc lưu trữ bảng lương không đầy đủ cũng là nguyên nhân dẫn đến rủi ro khi cơ quan thuế hoặc thanh tra lao động kiểm tra.

Chính vì vậy, việc thường xuyên cập nhật quy định mới là yêu cầu bắt buộc; để doanh nghiệp vận hành minh bạch, hiệu quả và đúng luật.

NIC Global hỗ trợ doanh nghiệp thích ứng thay đổi như thế nào?

NIC Global – Giải pháp nhân sự uy tín và chuyên nghiệp – hiện đang cung cấp dịch vụ tính lương và quản lý nhân sự cho hàng trăm doanh nghiệp nội địa lẫn FDI. Trong bối cảnh nhiều quy định pháp luật thay đổi liên tục; NIC Global đã chủ động triển khai các giải pháp hỗ trợ như:

• Tự động cập nhật các thay đổi pháp lý vào hệ thống phần mềm tính lương. Từ mức lương tối thiểu vùng mới, tỉ lệ đóng BHXH – BHYT – BHTN, đến biểu thuế TNCN theo tháng và quý.
• Tư vấn chuyên sâu theo ngành nghề. Mỗi lĩnh vực có đặc thù riêng về ca làm việc, cơ cấu thưởng, phúc lợi,… NIC Global cung cấp giải pháp phù hợp với đặc điểm từng doanh nghiệp.
• Kiểm toán bảng lương định kỳ, giúp doanh nghiệp chủ động phát hiện rủi ro và chuẩn bị sẵn hồ sơ hợp lệ khi có thanh tra từ cơ quan chức năng.

Đây là những lợi thế vượt trội giúp doanh nghiệp không chỉ tuân thủ pháp luật; mà còn tối ưu được chi phí quản trị và giảm thiểu rủi ro phát sinh.

Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì để bắt kịp quy định mới?

Để không bị động trước làn sóng thay đổi chính sách lao động; thuế và bảo hiểm từ năm 2025, các doanh nghiệp cần:

1. Rà soát lại toàn bộ chính sách tiền lương và bảo hiểm, đối chiếu với các quy định mới được nêu trong Nghị định 13/2023/NĐ-CP, Luật Bảo hiểm xã hội sửa đổi, và thông tư thuế TNCN mới.
2. Đào tạo đội ngũ nhân sự – kế toán về kiến thức pháp lý cập nhật hoặc phối hợp với đơn vị chuyên môn để được tư vấn định kỳ.
3. Lưu trữ và bảo mật hồ sơ bảng lương đúng chuẩn, theo yêu cầu của luật bảo vệ dữ liệu cá nhân.
4. Cân nhắc sử dụng dịch vụ tính lương thuê ngoài từ đơn vị uy tín như NIC Global, để tiết kiệm thời gian, chi phí và tuân thủ pháp lý.

Chủ động là chìa khóa để tuân thủ và tối ưu

Việc cập nhật và áp dụng đúng quy định tính lương; bảo hiểm và thuế không chỉ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý; mà còn tạo nền tảng vững chắc cho chiến lược quản trị nhân sự minh bạch, bền vững. NIC Global – Giải pháp nhân sự uy tín và chuyên nghiệp luôn sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp trong hành trình này.

Để biết thêm thông tin, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua: