Lễ Tân Hành Chính – HCM – Q1

YÊU CẦU CÔNG VIỆC
LỄ TÂN:
– Đón tiếp với thái độ niềm nở khi khách đến Văn phòng Công ty chu đáo và lịch sự, tiếp nhận các yêu cầu của khách để thông báo với Ban Giám Đốc hoặc các Phòng liên quan bố trí tiếp xúc, làm việc.
– Nhận các cuộc điện thoại gọi đến tổng đài và xử lý thông tin ban đầu hoặc chuyển cuộc gọi cho người liên quan, đảm bảo tất cảc các cuộc điện thoại gọi đến tổng đài đều được tiếp nhận và xử lý theo đúng quy định của Công ty.
– Thực hiện việc đặt vé máy bay, khách sạn… cho Ban Giám Đốc và cán bộ nhân viên trong Công ty đi công tác khi được yêu cầu.
VĂN THƯ LƯU TRỮ:
– Quản lý và lưu trữ các loại hồ sơ, giấy tờ liên quan đến Công ty
– Cấp phát giấy tờ quyết định, công văn đi/đến cho các bộ phận liên quan. Lập sổ theo dõi và quản lý, có ký nhận của người nhận
– Lập file excel theo dõi, quản lý các giấy tờ pháp lý của Công ty, cấp phát giấy tờ công chứng khi có yêu cầu
– Lập và quản lý sổ theo dõi giấy tờ đóng dấu không lưu bản cứng
– Soạn thảo các công văn, văn bản hành chính khi có yêu cầu/công việc phát sinh
SỬ DỤNG & QUẢN LÝ DẤU:
– Thực hiện đóng dấu theo đúng ủy quyền và các quy định của Công ty.
– Quản lý, bảo mật con dấu.
– Cập nhật các thông tin đóng dấu công văn, hợp đồng, ủy quyền… lên DMS, excel
– Lưu hồ sơ bản gốc các giấy tờ pháp lý, công văn, Hợp đồng đã đóng dấu
CÔNG VIỆC KHÁC:
– Tìm kiếm, đánh giá các nhà cung cấp dịch vụ uy tín, chất lượng để đề xuất thay đổi/ sử dụng.
– Hỗ trợ tổ chức hội nghị, hội thảo theo sự phân công.
– Theo dõi, quản lý, cập nhật các phát sinh liên quan đến đồ dùng, thiết bị, tài sản của Công ty.
– Tạm ứng và thanh toán các chi phí hành chính, chi phí cho các buổi họp/đào tạo và báo cáo tổng kết chi phí vào cuối tháng.
– Hỗ trợ việc quản lý cấp phát thẻ BHYT, tiếp nhận/trả sổ BHXH cho NLĐ.
– Tham gia các công việc khác theo sự phân công của Trưởng bộ phận.