TRỢ LÝ BAN TỔNG GIÁM ĐỐC (HÀ NỘI)

Job Description

Mô tả công việc:
* Tương tác với Quản lý các Bộ phận/Phòng ban để phối hợp giải quyết công việc:
– Nhận chỉ đạo trực tiếp từ TGĐ và truyền đạt chỉ đạo theo yêu cầu công việc được giao cho các Bộ phận/Phòng ban (BP/PB), cá nhân;
– Kiểm tra, đôn đốc, tư vấn và hỗ trợ các BP/PB hoàn thành các mục tiêu, kế hoạch được phân công;
– Theo dõi việc thực hiện các chỉ đạo của TGĐ đối với các BP/PB, cá nhân theo lĩnh vực được phân công. Chủ động xử lý theo thẩm quyền hoặc tổng hợp, phân tích, đề xuất, báo cáo kết quả công việc hay các cách thức giải quyết công việc ngoài thẩm quyền để TGĐ có quyết định hoặc chỉ đạo giải quyết.
– Tiếp nhận và đánh giá các đề xuất/ giải pháp/báo cáo có liên quan đến từ các BP/PB để trình BTGĐ phê duyệt hàng ngày;
– Tương tác với các Nhà máy để hỗ trợ TGĐ nắm bắt và kiểm soát các hoạt động Hoạt động đầu tư, nâng cấp cơ sở vật chất tại Nhà máy.
– Thu thập, tổng hợp, phân tích hệ thống thông tin dữ liệu về tình hình hoạt động và kết quả của các BP/PB theo phân công và có báo cáo, đề xuất giải pháp cụ thể để có quyết sách phù hợp, kip thời cho công việc quản trị điều hành;
– Hỗ trợ và phối hợp với các bộ phận chuyên môn khác để thiết lập và trình TGĐ phê chuẩn sự tham gia của công ty đối với các sự kiện, hội nghị, hội thảo, hội chợ, chương trình xúc tiến thương mại, giải thưởng… trong nước/ngoài nước/các ngành nghề mà Công ty đang hoặc sẽ tham gia hoạt động;
– Phối hợp với các BP/PB liên quan trong việc triển khai, tổ chức các sự kiện nội bộ.
– Thiết lập và duy trì quan hệ đối tác với cơ quan quản lý nhà nước, đối tác hữu quan, các tổ chức tài chính, ngân hàng phục vụ cho sự phát triển của Công ty;
– Soạn thảo các văn bản liên quan theo yêu cầu;
– Hỗ trợ TGĐ trong quá trình triển khai các dự án mới
* Hỗ trợ công tác quản trị Hành chính
– Chỉ đạo, kiểm tra công việc của Phòng HCTH (NV Hành chính, Lễ tân, Lái xe, Tạp vụ, Bảo vệ) đảm bảo thực hiện theo đúng quy trình, quy định.
– Giám sát, quản lý chi phí các hoạt động hành chính theo định mức được giao;
– Điều phối và kiểm soát phương tiện vận chuyển, chỗ ở cho Ban TGĐ trong các chuyến công tác;
– Giám sát việc quản lý, sử dụng con dấu, công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ, tài liệu;
– Xây dựng hệ thống lưu trữ tất cả văn bản pháp lý của Công ty và các tư liệu liên quan đến quá trình hình thành và phát triển của Công ty;
– Soạn thảo các quy trình, quy định, hướng dẫn theo yêu cầu;
– Quản lý việc CBCNV chấp hành, tuân thủ các nội quy, quy định của Công ty như chấm công, thời gian làm việc, ứng xử văn hóa, vv…;
– Đảm nhiệm công tác thăm hỏi các trường hợp ốm đau, hiếu, hỷ, vv…;
– Quản lý, điều phối các đầu mối Hành chính: Tương tác với Quản lý các NM để theo dõi thực hiện hoạt động HC tại các NM, truyền đạt chỉ đạo của TGĐ về các công việc HC đối với các NM, kiểm tra, đôn đốc, hỗ trợ hành chính các VP, NM trong việc triển khai;
* Thực hiện các công việc hỗ trợ khác:
– Tiếp đón khách của TGĐ, tiếp nhận điện thoại, email, tin nhắn và các văn bản, công văn khác gửi đến TGĐ (theo sự phân công);
– Thu thập, cập nhật, phân tích, tóm lược thông tin về các văn bản pháp luật mới, thông tin báo chí về xu hướng thị trường, kiến thức quản lý hiện đại trong các ngành nghề mà Công ty đang hoạt động cho Ban Tổng Giám đốc;
– Thực hiện hỗ trợ khác theo yêu cầu của Ban Tổng Giám Đốc.

Required skills

* Trình độ học vấn:
- Tốt nghiệp: Đại học trở lên
- Chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Kinh tế, vv…
* Kinh nghiệm:
- Có ít nhất 03 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí tương đương
- Tổ chức và xây dựng các chương trình sự kiện văn hóa.
* Kiến thức cần thiết:
- Nghiệp vụ Hành chính Thư ký;
- Hiểu biết về các quy định, chính sách và Luật lao động;
- Kiến thức về sản phẩm, hàng hóa;
- Kiến thức về QL chất lượng theo tiêu chuẩn quy định
* Ngoại ngữ:
- Tiếng anh tốt cả 3 kỹ năng nghe nói đọc viết