Trưởng Phòng Hành Chính Tổng Hợp (Nữ)

A. TRÁCH NHIỆM

1. Chính sách, thủ tục, quy định, quy trình
– Thực hiện kiểm tra, giám sát nhằm đảm bảo các chính sách, nội qui, quy định,quy trình công ty được thực hiện đúng, hiệu quả.
– Tham vấn và hỗ trợ Giám Đốc Khối xây dựng các chính sách, thủ tục, quy định, quy trình nội bộ, nội qui công ty, và các văn bản theo yêu cầu Ban Giám Đốc.

2. Quản lý, tổ chức thực hiện tuyển dụng, đào tạo, nghiệp vụ lao động, thực hiện chính sách C&B theo kế hoạch và yêu cầu đề ra; Quản lý tài liệu, hồ sơ lao động và dữ liệu nhân sự.
– Tham mưu cho GĐK/ BGĐ: Công tác đào tạo (nội bộ, bên ngoài); tuyển dụng (nội bộ, bên ngoài), xây dựng các chế độ đãi ngộ, lương, chính sách nhân sự.
– Thực hiện các quy chế nhân sự của công ty.
– Thiết lập và duy trì mối quan hệ công tác ở các ban, ngành, cơ quan, đơn vị để phục vụ công việc liên quan tới lợi ích của Công ty và người lao động.
– Tổ chức, thực hiện công việc tuyển dụng.
– Xây dựng, quản lý hệ thống nhân viên trong công ty.
– Quản lý chấm công, quản lý phép, quản lý công tác, kiểm soát chấm trễ.
– Thực hiện giải quyết các chế độ cho nhân viên, thăm hỏi, chúc mừng hiếu hỉ cho nhân viên.
– Hướng dẫn, giải đáp, xử lý các thắc mắc của nhân viên về HCNS.

3. Quản lý trang thiết bị văn phòng, cơ sở hạ tầng, xe ô tô công ty

– Quản lý, kiểm soát sử dụng trang thiết bị văn phòng, cơ sở hạ tầng văn phòng làm việc.
– Quản lý, kiểm soát sử dụng máy tính, thiết bị cấp phát cho nhân viên làm việc.
– Quản lý xe ô tô công ty, kiểm soát việc sử dụng hợp lý và hiệu quả.

4. Quản lý con dấu
– Quản lý nhân viên cất giữ & thực hiện việc đóng dấu.
– Kiểm soát việc đóng dấu theo đúng quy định của Công ty.

5. Hồ sơ, công văn, tài liệu, ấn phẩm, bưu phẩm
– Tổ chức triển khai và kiểm soát việc tiếp nhận, lưu giữ, lưu chuyển hồ sơ, công văn, tài liệu, ấn phẩm, bưu phẩm nhằm đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời đến các bộ phận.
– Soạn thảo, trình duyệt và lưu trữ các loại công văn liên quan đến công tác hành chính của văn phòng.
– Quản lý tủ hồ sơ, tài liệu của bộ phận theo đúng yêu cầu, tinh gọn, đầy đủ, khoa học và hiệu quả.
6. Chi phí
– Lập kế hoạch ngân sách, trình duyệt, triển khai thực hiện và thống kê các khoản chi phí liên quan đến hoạt động hành chính của văn phòng.
– Kiểm soát toàn bộ chi phí hành chính văn phòng,
7. VPP, công cụ làm việc, trang phục, dụng cụ bảo hộ lao động, quà tặng, phòng họp, …
– Hướng dẫn, kiểm soát việc cấp phát, mua sắm, sử dụng theo đúng quy định.
– Đề xuất và xây dựng các hướng dẫn, quy trình liên quan nhằm quản lý hiệu quả và tiết kiệm nhất.
– Quản lý việc sử dụng phòng họp hiệu quả
– Thực hiện quà tặng khách hàng theo yêu cầu.
8. Tổ chức, hậu cần event, sự kiện Công ty
– Tổ chức, sắp xếp thực hiện các cuộc họp, hội thảo, hội nghị, tiếp khách, chương trình nội bộ cho tập thể NV công ty.
– Tổ chức, duy trì đội nhóm Activity, TDTT nội bộ cho nhân viên.
9. Công tác quản lý & Báo cáo
– Hướng dẫn, kiểm soát chặt chẽ các hoạt động của nhân viên bộ phận mình quản lý.
– Báo cáo và chịu trách nhiệm trước Giám Đốc Khối, Phó Tổng Giám đốc được ủy quyền.
10. Trách nhiệm khác:
– Thực hiện các nhiệm vụ khác do cấp trên giao.
– Bảo mật thông tin
– Tuân thủ các chính sách, thủ tục, quy định của Công ty

B. QUYỀN HẠN

Quyền hạn:
– Được hướng dẫn đầy đủ các quyền và lợi ích theo đúng chế độ, chính sách công ty
– Được cấp phát dụng cụ, thiết bị, làm việc.
– Tham giá các buổi họp công ty, thảo luận, đóng góp ý kiến, đề xuất giải pháp nhằm mục đích xây dựng, cải tiến phương pháp làm việc, nâng cao kiến thức, hiệu quả và lợi ích trong công việc.
– Quản lý trực tiếp nhân sự thuộc bộ phận: giao KPI, phân công, kiểm tra, đánh giá nhận xét nhân viên bộ phận quản lý, đề xuất/kiến nghị cần thiết.