Doanh nghiệp nhỏ làm sao xây dựng thang bảng lương tối ưu? Nếu bạn đang băn khoăn tìm kiếm câu trả lời cho nội dung này thì hãy ùng NIC Global tìm hiểu trong bài viết dưới đây nha

1. Thang bảng lương trong doanh nghiệp là gì?

Bảng lương (hay còn gọi là bảng chức danh) là bảng xác định khoảng cách lương cho mỗi ngạch chức danh công việc trong doanh nghiệp. Bảng lương gồm một hay nhiều ngạch lương khác nhau. Mỗi ngạch lương quy định cụ thể mức lương cho từng bậc trong ngạch lương đó số lượng bậc tối thiểu (bậc 1) đến tối đa tùy theo từng ngạch lương.

Thang lương: dùng để xác định quan hệ tỷ lệ về tiền lương theo trình độ lành nghề giữa những công nhân cùng nghề hoặc nhóm nghề giống nhau khi họ đảm nhiệm những công việc có mức độ phức tạp khác nhau.

Hiểu đơn giản thì Thang, bảng lương chính là hệ thống các nhóm lương, ngạch lương và các bậc lương được thiết kế làm cơ sở trả lương cho người lao động.

2. Vì sao doanh nghiệp phải xây dựng thang bảng lương?

Điều 93 Bộ Luật lao động 2019, quy định:

• Người sử dụng lao động phải xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động làm cơ sở để tuyển dụng, sử dụng lao động, thỏa thuận mức lương theo công việc hoặc chức danh ghi trong hợp đồng lao động và trả lương cho người lao động.
• Mức lao động phải là mức trung bình bảo đảm số đông người lao động thực hiện được mà không phải kéo dài thời giờ làm việc bình thường và phải được áp dụng thử trước khi ban hành chính thức.
• Người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở khi xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động.

Thang lương, bảng lương và mức lao động phải được công bố công khai tại nơi làm việc trước khi thực hiện.

Dễ thấy, đây là quy định bắt buộc của Nhà nước ban hành thông qua Bộ luật lao động, yêu cầu người sử dụng lao động chính là các công ty phải công khai và minh bạch thang bảng lương cho người lao động. Từ đó đảm bảo tính công bằng cho người lao động khi làm việc tại đây.

Thực tế việc xây dựng thang, bảng lương trong các doanh nghiệp vẫn đang triển khai, tuy nhiên việc công bố công khai & minh bạch tại nơi làm việc thì rất ít doanh nghiệp thực hiện được.

Bên cạnh đó, xây dựng thang, bảng lương là cách thể hiện tính minh bạch, chuyên nghiệp trong hoạt động của chính công ty, từ đó người lao động có động lực phấn đấu để đạt mức lương cao hơn; đồng thời giúp doanh nghiệp có thể quản lý chi phí lương hiệu quả hơn.

Doanh nghiệp cần làm gì khi xây dựng thang bảng lương

• Tự xây dựng thang bảng lương trong tổ chức.
• Xây dựng định mức lao động làm cơ sở để tuyển dụng & sử dụng lao động.
• Nếu doanh nghiệp có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (Công đoàn) thì cần tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở để đưa ra thang bảng lương phù hợp.
• Công bố công khai tại nơi làm việc trước khi thực hiện.
• Báo cáo cho cơ quan nhà nước theo quy định của Luật lao động.

Xem thêm: Tại Sao Phương Pháp Tính Và Trả Lương 3P Phù Hợp Với Mọi Doanh Nghiệp

Hồ sơ xây dựng thang bảng lương

Hồ sơ xây dựng thang bảng lương bao gồm:

• Hệ thống thang bảng lương (có thể là lập mới hoặc sửa đổi, bổ sung. Thang, bảng lương cần xây dựng dựa vào mức lương tối thiểu từng vùng hiện đang quy định tại Nghị định 38/2022/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/7/2022);
• Quyết định ban hành hệ thống thang lương, bảng lương của doanh nghiệp;
• Biên bản tham khảo ý kiến của đại diện người lao động (đối với doanh nghiệp có tổ chức đại diện người lao động)
• Bảng quy định tiêu chuẩn và điều kiện tương ứng đối với từng chức danh (trong bảng tiêu chuẩn phải quy định cụ thể các yêu cầu với người lao động: kỹ năng văn phòng, chuyên môn, ngoại ngữ; lĩnh vực, số năm kinh nghiệm tương ứng với từng công việc);
• Quy chế tiền lương, tiền thưởng và phụ cấp

6 bước xây dựng thang bảng lương hiệu quả

Bước 1. Xác định sơ đồ tổ chức

Việc đầu tiên trong quá trình xây dựng thang bảng lương là xác định sơ đồ tổ chức. Việc xác định sơ đồ này không khó tuy nhiên cũng sẽ gặp phải một số những vướng mắc nhất định bởi sơ đồ tổ chức chính là một công cụ để giúp tổ chức thực thi chiến lược. Do đó, xác định rõ ràng sơ đồ tổ chức cũng là một trong những bước thể hiện chiến lược mà công ty hướng tới.

Để hoàn thiện sơ đồ tổ chức cơ bản, bạn cần phải biết:

• Chiếc lược trong thời gian tới của tổ chức là gì? (phát triển sản phẩm mới, mở chi nhánh, …)
• Quy trình (lưu đồ) tổng thể công việc theo dòng chảy công việc (khách hàng, sản xuất/dịch, tài chính, nhân sự, …)
• Từ quy trình tổng thể hình thành ma trận chức năng – bảng excel phân bổ công việc do bộ phận nào chịu trách nhiệm chính tham gia, hỗ trợ.

Bước 2: Xác định chi tiết các vị trí & từng bộ phận trong tổ chức

Đơn giản là bạn xác định số lượng và tên các vị trí. Tổng quan là các vị trí được liệt kê ra làm gì và chịu trách nhiệm công việc gì. Việc này dùng để xem “trọng lượng” của các vị trí ra sao và đánh giá xem bạn nhân sự nắm được công việc trong tổ chức đến đâu.

Bước 3: Xác định định mức chi phí cho các bộ phận

Bạn có thể dựa trên % chi phí trên tổng doanh thu dự kiến để xác định định mức. Với doanh nghiệp với thành lập và chưa có doanh thu có thể tham khảo định mức cùng ngành thông qua các cuộc khảo sát nhỏ.

Con số định mức chi phí này chính là nhân tố quan trọng phục vụ cho việc xây dựng thang bảng lương. Nếu không có định mức chi phí, xây dựng bảng lương vẫn được nhưng sẽ không có cơ sở để tính thử thang bảng lương và các chính sách lương có hợp lý hay không.

Bước 4: Xây dựng thang bảng lương và chính sách chi trả, tăng, giảm lương thưởng hợp lý

Công việc này là xây dựng thang bảng lương (CEO, nhân sự, tư vấn, …) đi từng phòng một. Cách thức này giúp lãnh đạo không bỏ lỡ bất kỳ phòng ban nào trong quá trình thực hiện, tạo sự liên kết, công bằng giữa các phòng ban, bộ phận.

• Cung cấp số liệu

Thông thường, trong quá trình bàn bạc xây dựng thang bảng lương thì bộ phận nhân sự sẽ chiếu bảng lương lên màn hình để mọi người cùng xem. Tuy nhiên, nếu không thể chiếu được, bạn có thể cung cấp vài con số trung bình. Đây là những con số dùng để làm căn cứ tiến hành xây dựng.

• Đề xuất phương án trả lương theo phương pháp 3P

Là một phương pháp trả lương hàng đầu thế giới, lương 3P được khuyên dùng trong nhiều doanh nghiệp. Trong đó, hệ thống 3P được tính toán như sau:

Tổng thu nhập = P1 + P2 + P3

• Lương P1: lương cơ bản và điều chỉnh tương ứng với vị trí có mức lương cơ bản thấp nhất
• Lương P2: lương năng lực
• Lương P3 (thưởng): phần nhận được khi hoàn thành KPI

• Sử dụng Excel đưa ra bảng lương dự kiến

Trong sheet sẽ có các cột như STT, bậc, lương P1, lương P2, thưởng P3 full, thưởng tháng, thưởng quý, thưởng 6 tháng, phúc lợi (phúc lợi + phụ cấp) và quy đổi bậc ra năm kinh nghiệm.

Xem thêm: Nhân Sự Tiền Lương Toàn Tập Trong Doanh Nghiệp

Bước 5: Tham khảo ý kiến công đoàn

Sau khi xây dựng thang lương, bảng lương, doanh nghiệp cần phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện tập thể người lao động thường thấy nhất là công đoàn. Công đoàn là tổ chức đại diện tiếng nói và quyền lợi cho người lao động trong doanh nghiệp. Do đó, việc tham khảo ý kiến công đoàn sẽ có một số ích lợi:

• Doanh nghiệp sẽ hiểu được nhu cầu của người lao động cụ thể hơn, từ đó đưa ra những điều kiện & thang lương hợp lý hơn. Bởi việc tính toán đôi khi chỉ dựa trên các con số mà không thể thể hiện sự khách quan trong thực tế được.
• Người lao động cũng sẽ dễ dàng đạt được sự công bằng hơn trong mối quan hệ lao động với công ty. Được quyền nêu lên tiếng nói thông qua công đoàn để bảo đảm lợi ích của chính bản thân mình

Bước 6: Công khai thang bảng lương tại nơi làm việc & Báo cáo cơ quan nhà nước khi cần

Sau khi hoàn tất các hoạt động trên, doanh nghiệp cần công khai thang bảng lương tại nơi làm việc để người lao động nắm rõ. Đồng thời thực hiện báo cáo thang bảng lương tới cơ quan nhà nước theo quy định của Luật lao động Việt Nam.

Lưu ý: Tuy hiện nay không cần làm phải nộp thang bảng lương cho Sở Lao động Thương binh và Xã hội nơi công ty đặt trụ sở, nhưng nếu vi phạm vào một trong các hành vi dưới đây thì công ty vẫn bị áp dụng mức phạt theo quy định tại Khoản 1 Điều 17 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, cụ thể:

• Doanh nghiệp không công khai tại nơi làm việc trước khi thực hiện thang lương, bảng lương; hoặc không xây dựng thang, bảng lương thì sẽ bị xử phạt hành chính lên đến 10 triệu đồng.
• Ngoài ra, khi xây dựng thang, bảng lương mà công ty không tham khảo, lấy ý kiến của Ban chấp hành công đoàn cơ sở hoặc của tập thể người lao động cũng sẽ bị phạt tiền từ 5 – 10 triệu đồng.

Trên đây là nội dung hướng dẫn lập thang, bảng lương công ty cổ phần theo luật mới nhất. Nếu còn vấn đề cần giải đáp, quý khách hàng vui lòng liên hệ NIC Global để được hỗ trợ thêm.

Về NIC Global

NIC Global là một trong những thương hiệu đầu tiên tại Việt Nam cung cấp các giải pháp và dịch vụ tính lương chuyên nghiệp cho doanh nghiệp. Các nghiệp vụ lương từ xưa đến này đòi hỏi nguồn lực, thời gian và độ chính xác cao. Đặc biệt trước những thay đổi, cập nhật liên tục từ các chính sách, quy định pháp luật, càng đòi hỏi doanh nghiệp phải cập nhật liên tục để đảm bảo quyền lợi cho người lao động đồng thời cũng không vi phạm các quan hệ lao động với cơ quan có thẩm quyền.

Dịch vụ tính lương của NIC bao gồm các nghiệp vụ:

• Quản lý lương & tính tiền lương
• Quản lý các loại bảo hiểm bắt buộc
• Quản lý thuế TNCN của nhân sự
• Quản lý quan hệ lao động
• Các nghiệp vụ khác

Doanh nghiệp có nhu cầu vui lòng liên hệ yêu cầu dịch vụ Qua đây